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利用信息系统实现六西格玛

摘要

摩托罗拉在1985年设计了一种称为六西格玛(Six-Sigma)的方法,它是一种提高复杂系统质量的有效方法,它涉及许多组件、概念、原则、参与者和工具。在一个竞争激烈的商业世界中,这种方法越来越受欢迎,因为它允许公司即使在比以往任何时候都更具挑战性的条件下也能保持生存(Karthi、Devadasan、Murugesh、Sreenivasa和Sivaram,2012,p。240页)。

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然而,实现六西格玛是一个相当复杂的过程,需要管理信息系统(MIS)的协助,因为管理信息系统提供了一个模型,允许他们评估组织是否准备好转型(Nejati、Rajeiyan、Hajati、Safari和Rashed,2013)。

本文的目的是讨论信息系统和技术在六西格玛方法论发展中的价值,并说明二者的结合如何使专业人员的工作更容易。此外,还将讨论六西格玛质量改进方法的实质和意义,以及可用于使之成为可能的其他信息系统实例,以明确它为组织提供了哪些好处以及它们为什么要努力实现它。

介绍

六西格玛计划起源于20世纪80年代,并迅速发展壮大:超过500家企业采用了这一体系,其中包括摩托罗拉、通用电气和霍尼韦尔等行业巨头。他们的成功使六西格玛成为一个著名的项目,使企业能够节省成本并实现更高的绩效效率(Swink&Jacobs,2012,p。437页)。随着时间的推移,该计划发展成为一种全面的方法,使所有规模的公司都能提高其业绩并赢得竞争优势。

六西格玛的主要思想包括:关注客户需求,使用指标进行绩效评估,明确定义和划分过程改进专家的角色,减少变化,实施结构良好的方法,并以实际结果为目标。因此,六西格玛可以被定义为一种全面和高度灵活的方法,适用于任何类型的业务和其他活动,并帮助各种类型的组织通过将其绩效提升到一个新的水平来取得成功(Shafer&Moeller,2012,p。521页)。

然而,人们仍然怀疑六西格玛带来的所有好处是否超过了采用它所涉及的费用。关键是,如果组织决定在公司层面引入六西格玛,它会自动接受整个组织结构的重组以及在员工培训和新信息系统方面的巨额投资。这意味着只有那些能负担得起这些费用的公司才有机会实现六西格玛。这一点和其他原因让人怀疑这种转变是否值得(Swink&Jacobs,2012,p。437页)。

然而,信息技术可能有助于实现六西格玛,并有助于评估公司是否准备好进行这种或那种类型的创新。本文对管理信息系统(MIS)进行了分析,因为它将许多子系统结合在一起,每个子系统执行特定的功能。建立一个完全集成的MIS是实现六西格玛的第一步(Nejati等人,2013,p。第三十五条)。

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六西格玛的含义

六西格玛的本质

由于引入了六西格玛,摩托罗拉、联合信号、美国运通和通用汽车公司实现了高成本节约,这一概念迅速传播到各个行业,不仅包括大公司,还包括中小型组织、医疗机构、银行和其他活动领域。不同公司的经验证明,这种方法可以降低成本和缺陷,提高生产率和客户满意度,赢得市场竞争优势,缩短周期,改善企业文化,实现更高质量的商品和服务(Karthi等人,2012,p。242页)。

六西格玛的主要区别在于这种解决问题的方法是由数据支持的。此外,它是唯一一个完全由客户驱动的质量管理方法。一些研究者认为六西格玛并不是唯一的,它与以前存在的质量管理体系有很多相同的原理和哲学。有些人甚至认为六西格玛是一种“时尚”,因为它只是重新制定和重组旧的方法(Swink&Jacobs,2012,p。437页)。

但是,至少有几个属性使系统独一无二。首先也是最重要的,六西格玛的前提是建立一个平行的中观结构——一个在组织中控制员工培训和定义公司等级的集中办公室。集中办公室的其他职能包括:为各种组织目的获取和分配资源,组建团队,制定项目标准,监督项目实施,以及让高层管理人员参与公司运行的所有过程。这使得业务计划的实施更加透明,并使项目与关键业务战略保持一致。

此外,六西格玛的前提是,全职和兼职专业人士都要合作以实现改进(他们包括低级别员工、绿带、黑带、黑带大师和冠军-每个人都代表不同级别的培训和六西格玛方法和技术的知识)。这种层次结构使得在所有职责和战术任务根据员工在六西格玛中的经验进行分配时,能够更好地协调各级工作流程(Swink&Jacobs,2012,p。438年)。

六西格玛包括五个主要步骤:

  • 定义:在此阶段,确定问题,确定客户的需求和要求(Ganguly,2012,p。222页)。
  • 措施:在这一阶段,对问题的所有可能的根本原因进行审查,以减少选择的数量,并建立一个测量系统(Ganguly,2012,p。224页)。
  • 分析:这一阶段旨在建立未来项目的基线,确定其最终目标,并为绩效评估设定标准。使用各种统计工具进行分析(Ganguly,2012,p。226页)。
  • 改进:在改进阶段,必须验证前一阶段发现的原因,并测试潜在解决方案,以消除现有缺陷(Ganguly,2012,p。228页)。
  • 这样的一个结论就是:在控制过程中消除所有的缺陷。

因此,六西格玛使组织能够对任何问题进行更全面和深入的研究,并通过比较来评估所有的备选方案。此外,它为所有公司员工提供了一种共同的工作语言和绩效指标,以消除误解和歧义(Swink&Jacobs,2012,p。439页)。

六西格玛:欣赏、批评与成功因素

六西格玛方法可以从以下角度来理解(Karthi等人,2012,p。244页):

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  • 它提供了质量指标,允许在最小化缺陷的同时达到最高标准;
  • 六西格玛使新旧统计工具的使用更加容易;
  • 避免返工有助于节省成本;
  • 实施六西格玛显著提高顾客满意度;
  • 它改善了一个组织的企业文化;
  • 皮带系统便于训练过程;
  • 六西格玛使精益生产成为可能;
  • 它涉及各级员工。

尽管六西格玛因其在正确实施时提供的许多好处而受到赞扬,但它仍然受到以下几点的批评(Karthi等人,2012,p。245页):

  • 它被认为是用改进的统计工具重新包装旧方法,与全面质量管理基本相同;
  • 引入六西格玛需要大量的投资,因此只有大公司才能实现,而其他公司则根本没有成本效益;
  • 它没有提供任何全新的方法或原则,但实际上把以前存在的一切联系在一起;
  • 皮带系统是同一个旧的等级制度,存在于大多数不同名称的组织中;
  • 一些公司声称没有六西格玛他们的结果会好得多;
  • 顾客的需求和要求是非常不稳定的,这使得完全由顾客驱动的六西格玛相当不可靠;
  • 安全带认证没有跨组织标准化。

然而,如果组织选择六西格玛,它必须记住一些对取得成功至关重要的因素(Karthi等人,2012,p。246页):

  • 领导和员工的参与、组织文化的改变、良好的项目管理技能、培训和沟通是最初的要求;
  • 对过程进行适当的评价;
  • 最高管理者的职责;
  • 正确选择信息系统、工具和技术;
  • 全职黑带盛行;
  • 正确选择短期和长期项目。

如果缺少一些因素,六西格玛方法很可能失败。为了增加成功的机会,公司通常伴随着向六西格玛的转变而引入各种信息系统。

实现六西格玛的管理信息系统

MIS与其他信息系统的相似性

管理信息系统(MIS)是一种系统化、组织和呈现各种组织用于提高决策过程结果的数据的方法。管理信息系统有助于实现六西格玛,因为它允许从大量的内部和外部来源收集信息。管理信息系统的唯一困难是没有明确定义的结构,这种结构在不同的组织中可能有很大的不同。

这意味着它可以获得的数据的质量和类型也取决于组织的特性。这个信息系统(从标题中可以明显看出)是为管理者而不是为员工设计的。它包括来源、推导和处理信息,以便以适合进一步实施的形式呈现(Mishra,2013,p。2) 一。

从技术的角度来看,管理信息系统只是其他信息系统(涉及相同的计算机基础设施)中的一个,可以用来帮助引入六西格玛。它还具有与任何其他系统相同的组件(输入、输出、计算机、数据等),遵循相同的规划、设计、实施、分析等步骤,这使得它的优势和区别不清。此外,管理信息系统(与所有信息系统一样)依赖于互联网和数据库(Mishra,2013,p。2) 一。

MIS与其他信息系统的区别

与其他主要为特定部门执行特定目的而设计的信息系统不同,管理信息系统能够处理来自组织各个层次的数据,因为管理层必须保持清醒,以确保控制并及时引入纠正措施。这就是为什么这种类型的信息系统是最适合实施六西格玛的综合方法,包括所有部门和级别(Mishra,2013,p。5) 一。

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例如,事务处理系统(TPS)旨在将组织执行的所有类型的财务和销售事务计算机化,这些事务必须跟踪和自动化日常操作,以节省成本和时间。虽然该系统在减少人工操作和方便日常操作方面取得了相当成功,使其高度结构化,但其应用范围仍然很窄。MIS更适合六西格玛,因为(Mishra,2013,p。6) 公司名称:

  • 它不仅可以调节从一个小活动过渡到另一个小活动的过程,而且可以控制中期计划和长期战略;
  • 即使是一天的TPS故障(由于紧急情况)也与生产延迟有关,并可能带来巨大的损失;与此相反,管理信息系统并不依赖于计算机;
  • 测试程序集必须处理大量的信息,而MIS处理的是小片段的数据,这使得对每一部分的分析更加紧密和彻底;
  • TPS是由执行特定操作的员工使用的,而MIS是为管理人员设计的,这意味着它增强了控制能力。

对于决策支持系统(DSS),其主要功能是帮助决策者在现有解决方案中选择最合适、最不规范、最有效的方案。决策支持系统使用来自测试程序集、网站甚至竞争对手报告的数据来分析选项,执行统计计算,并得出每个特定问题的最佳解决方案。然而,如果没有人为的控制,系统可能会变得不稳定(例如,它可能建议以不超过其制造价格的价格销售产品,仅仅因为竞争对手)。决策支持系统可用于实现六西格玛,但与管理信息系统不同,它不涉及改进和控制阶段。此外,它没有任何适用于复杂计算的支持软件工具(Mishra,2013,p。7) 一。

高管支持系统(esss)需要为高管和高层管理人员提供所需的数据,以便他们在困难的情况下做出非标准的战略决策。ESS从包括TPS在内的许多源获取输入,并将其转换为最令人满意的格式。虽然这种类型的信息系统与MIS非常接近,但由于它排除了常规情况,因此范围仍然较窄(Mishra,2013,p。7) 一。

办公自动化系统(Office Automation System,OAS)是利用计算机来实现工作流的自动化(类似于TSS的功能)。然而,它们的应用范围比TSS更广,并且包括所有级别的所有类型的操作,因为任何过程都可以自动化。有时,OAS用于编制MIS报告,但一般来说,由于它不涉及人类活动,因此它很少在六西格玛中发挥重要作用(Mishra,2013,p。8) 一。

六西格玛管理信息系统的优缺点

在分析了上述所有信息后,我可以对管理信息系统提出自己的看法,特别是它与实施六西格玛的关系。我相信它对于实现六西格玛的优势可以总结如下:

  • 管理信息系统提供相关的和最新的信息,允许管理人员在适当的时候进行干预;
  • 由于管理信息系统只帮助挑选出关键事实,所以数据负载最小化;
  • 管理信息系统的分散化有助于管理信息系统在各个层面的执行,从而促进管理信息系统的管理;
  • 管理信息系统有助于部门间的协调,因为它建立了一个跨部门合作的管理者网络;
  • 利用管理信息系统建立廉价高效的沟通渠道,降低了六西格玛成本;
  • 所有数据随时可用;
  • 自动化与人为因素相结合,省时省钱;
  • 通过管理信息系统实现的成功管理也提高了员工的工作效率。

不过,我也可以提出一些批评意见:

  • 管理信息系统需要对数据进行持续监控,这需要大量的时间(这与六西格玛的思想相矛盾);
  • 黑客攻击和其他安全威胁无法完全消除;
  • 如果投入质量低,产出永远不会超过预期;
  • 硬件、软件和人力资源需要大量开支;
  • 软件升级是一个非弹性的过程;
  • 高层管理人员的任何变动都会带来政策的变化,这也与六西格玛的理念背道而驰。

贡献

对管理信息系统的深入研究表明,该系统对六西格玛的贡献不仅直接,而且作为许多其他复杂系统和方法的起点。为了实现六西格玛,我建议将管理信息系统与以下步骤结合起来:

  • 管理信息系统(或任何其他信息系统)的实施必须伴随着文化变革,使团队独立和自我导向;工具是不够的,因为真正的改变必须发生在思想上;
  • 不仅是管理信息系统的成员,而且所有的员工都必须接受适当的培训,以有效地节约成本和清除废物;
  • 确保员工的反馈,使管理信息系统成功;人们必须能够分享他们的想法;
  • 方法上的任何改变都是不可选择的,因为只有强制性的转换被相应地感知;
  • 管理信息系统必须建立应对中层管理人员和员工抵制变革的机制;
  • 必须消除与六西格玛无关的指标,以避免混淆;
  • 虽然这种方法在每个组织中都很常见,但公司仍必须尽最大努力开发自己的实施方法,并考虑到其特点;
  • 管理信息系统需要有六西格玛经验的主管领导;
  • 所有决策必须由从所有可访问的信息系统收集的数据支持;
  • 所有管理者和员工的结果都要透明化;
  • 为了成功实施六西格玛,拜访其他公司看看他们是如何实现的。

结论

在许多方面,六西格玛的解决方案都集中在信息系统上,这使得信息系统与管理信息系统之间的相互关系变得非常重要。MIS参与了许多六西格玛操作、管理和问题解决过程,因为它提供了可靠的报告和性能指标。如果没有它的持续支持,就不可能控制、系统化、分析、呈现、传输和使用六西格玛实施中涉及的大量数据,这意味着它无法以有意义的方式引入。虽然有许多其他的信息系统,但它们的范围要窄得多。

工具书类

甘古利,K(2012年)。通过DMAIC六西格玛方法改进轧机的过程。国际质量研究杂志,6(3) 公元221-230年。

卡蒂,S.,德瓦达桑,S。R、 ,Murugesh,R.,Sreenivasa,C。G、 和西瓦兰,N。M(2012年)。整合六西格玛和ISO9001认证的全球观点。全面质量管理与卓越经营,23(3-4),第237-262页。

米什拉,美国(2013年)。管理信息系统概论.网络。

内贾提,F。K、 ,Rajeiyan,K.,Hajati,R.,萨法里,H。R、 ,&拉希德,M(2013年)。管理信息系统(MIS)与精益管理的关系。新加坡商业、经济与管理研究杂志,1(10) 第35-41页。

沙弗,S。M、 ,和Moeller,S。B(2012年)。六西格玛对企业绩效影响的实证研究。运营管理杂志,30(7) 公元521-532年。

斯温克,M.和雅各布斯,B。W(2012年)。六西格玛的采用:经营绩效的影响和成功的背景驱动因素。运营管理杂志,30(6) ,437-453年。

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