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单项目级管理与项目组合管理

序言

项目组合管理中的项目管理因素与项目组合管理密切相关。这两个狂欢节之间的关系可以在一个相当普遍的水平上被概念化,正如在这项研究中获得的背景信息所描述的那样。这两个因素形成了一种融洽关系,其中一组潜在因素对一系列中介指标产生了影响。指针反过来又决定了企业管理的卓越性的最终结果。项目组合本身比运行多种多样的项目更容易被埋没。它还扮演着其他的关键角色,比如确保所有的项目都能熟练地运行,并为组织的最终利益而努力。

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迪拜海关是一个庞大的政府监管机构,同时承担着无数的项目。这个庞大的分支机构有许多项目同时进行;所有这些项目都是由项目组合管理发起和领导的,项目组合管理是指不同的竞争项目可以模棱两可地共享资源的方式。为了使任何项目取得成功,管理层必须拥有所需的资源、有效的工作平台和众多必要的组成部分,以提高每个项目的成功率。

中层管理人员的任务是监督加强项目开发过程所需的活动。为了使组织达到生产力,协调和监督所有单个项目的多部分项目层必须通过中层管理者与丰富的单个项目相连接,从而建立一个实现组织最终目标的纽带。

投资组合项目的每一个方面都必须进行评估并与业务价值保持一致,因此它必须倾向于制定的战略。项目经理有义务确保项目朝着预定的组织目标前进(harden45)。此外,他们应该掌握所有与单个项目相关的必要信息,以便保持项目组合管理的完整性。当单一级别的项目经理扮演他们的角色来指导和监督正在进行中的项目的发展时,他们会为项目组合管理减轻工作负担,让他们获得关于正在发生的事情和为了实现项目成功需要做什么的详细信息。

为了使管理组合与管理角色和活动保持一致,它必须以这样一种方式进行设计,以促进实现规定的业务目标(Oliver 34)。通过恰当地指导每一个单独的企业,管理层确定了组织目标的准确执行。此外,当一个企业中的所有项目都被成功地指导时,就有一个达到简洁预期结果的保证。

组织概况

迪拜海关

迪拜海关是一个政府机构,它在帮助放松自由贸易的同时帮助封闭迪拜的所有边界,以避免非法移民。这个组织的公司目标是通过开创性的和实际的服务提供给潜在的客户。在供应链中,该机构加强了商品和人员从一个地方到另一个地方的贸易和流动。该机构提供各种服务,如货物和人员运输、海关检查、移民入境验证、边境安全等(Maroney 55)。

多年来,迪拜海关一直致力于促进公平贸易。迪拜海关机构还有其他子项目,有助于确保贸易商遵守政府实施的海关法律。迪拜海关对政府负有责任,其职责延伸到普通公民和企业以及世界贸易组织(WTO)等其他国际贸易组织。海关机构确保贸易商和商人遵守世界贸易公约和协定。这个机构在国际海关当局网络(linkedin.com)工作。

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迪拜海关与阿联酋政府合作开展政府发展计划。组织中的投资组合经理在与潜在客户和业务伙伴建立工作关系方面起主导作用。组织的中层管理确保客户得到符合组织规定的持续良好的服务。政府实体确保向潜在客户提供必要的信息,以便他们能够按照监管法规开展业务交易。

迪拜海关一直在积极寻求将计算机辅助技术融入其商业交易中。技术的进步有助于提高它们的交易速度,增强它们在全球舞台上保持竞争力的能力。电子施政计划和计算机辅助信息网络已在其交易中合并,有助于本组织尽量减少风险和改善客户服务。中层管理人员经过严格的培训,以跟上时代的步伐。投资组合经理和中层管理人员都帮助迪拜海关建立了一个黄金标准,以完美、称职和具有成本效益的方式开展各种海关加工活动。

研究背景

介绍

在本节中,研究人员对收集迪拜海关投资组合管理信息的方法进行了生动的描述,并说明了该方法如何与中层管理相补充,以确保所实施的项目在指定的时间范围内完美地执行。

研究策略

为了收集有效和充分的信息,研究者将定性和定量研究方法相结合。这在研究术语中被称为三角测量,它涉及到在一项研究中使用大量的数据收集方法,以便它们能够相互补充,从而为研究人员提供可靠的信息,从而为决策提供依据。

为了分析本研究中的有效数据,研究者从不同的角度,即高级/投资组合经理和中层或项目经理,进一步得出了无数的观点,研究者采用了多种数据收集方法,并将定量和定性两种方法相结合,以确保最终研究结果的准确性。虽然,投资组合经理可能觉得他们对项目的成功负有责任,但项目经理敏锐地意识到,只有在投资组合和项目经理之间共同努力并建立起良好的工作关系时,项目才能成功。

研究人员通过从两个分支组收集信息来消除研究过程中的偏差,这有助于对收集到的数据进行三角化,并加强取消本可以通过单侧研究方法获得的研究淘汰(Mendall 11)。所使用的大量信息来源有助于交叉核对所有受访方得出的结果,以确保调查结果更加可靠

研究目标

有四个主要目标被用来收集关于项目组合管理如何在信息领域补充项目经理的信息,以支持机构目标的获得。

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  1. 确定负责信息流的高级管理人员如何与项目经理同步,以确保机构内的小型项目协调一致。
  2. 确定投资组合经理和中层管理人员需要联手的关键领域,以提高政府机构计算机辅助服务的可用性。
  3. 确定计算机辅助程序的信息项目经理是否能够在不借助于顶峰管理的情况下成功运行。
  4. 检查中层管理者在缺少和存在项目组合管理时的表现。

伦理研究考量

在进行初步研究之前,研究人员获得了迪拜海关局长的书面许可,允许其与在政府机构工作的员工进行为期两周的研究。在进行研究之前,参与者得到了关于研究的详细信息以及进行研究的原因。所有参与观察调查和访谈的参与者都得到了关于研究目的的详细信息。对10名高级管理人员采用直接观察法,对组织内不同部门的50名中层管理人员进行访谈。

研究人员提供了信息表,其中提供了关于研究工作背景、研究目的和目标以及处理数据的保密性的详细信息。此外,研究人员向研究参与者明确表示,他们有权在自己的突发奇想下退出面试过程。

调查参与人得到保证,在调查过程中收集的数据将是私人的,并将被安全地存储,唯一可以访问这些数据的人将是研究人员和主管。面试官保证,所有推断出来的回答都会被真实地分析和记录下来。研究完成后,参与者得到了一份总结的最终结果。研究人员进一步发表了针对视障学生的大字印刷结果。

研究方法

观测测量

观察是一种非常熟练的收集数据的方法,如果以一种有纪律、结构良好的方式进行。观察直接触及被研究对象的行为举止。研究人员不利用第二方信息或第三方的感知,而是通过与现象的直接接触获得第一手信息,这有助于他推断出数据,就像数据出现时一样,没有任何失真。通过这种方法,研究人员避免了错误的错误,这些错误可能会抑制数据收集的准确性。在这个案例中,研究者使用了一个结构良好的检查表,这有助于观察被研究经理在不同环境下的行为倾向。

在这个案例中,研究人员试图通过有目的/方便的参与者抽样来推断准确的结果。采用这种方法是为了提高精度和方便。迪拜海关由许多部门和职能部门组成,分布在全国各地,员工人数超过200万。研究人员推断,机构员工中1.5%参与研究是一个现实的数字。此外,中层管理者可以通过抽样的方式得出中层管理者的不同意见和分歧。

在观察研究之前,研究者进行了认知旅行,以确定进行观察的重点区域和办公室。此外,他还寻求官方许可,与一群人在各个部门进行观察。在实际观察日期之前,每个管理者都会收到通知,以避免研究人员和受试者之间产生误解。

该调查旨在获得中层管理者对项目管理过程的不同看法,以及项目经理和项目组合经理应如何参与项目实施过程的协调。研究者试图探讨高层管理者在确保项目成功实施和执行中所起的关键作用。因此,被选为观察活动的中层管理人员中的一组是严格参与迪拜海关日常业务的个人,他们掌握着与研究主题有关的信息。对来自不同地区的被调查者的有条不紊的选择确保了研究者从不同的年龄、性别和地点得到了横向反馈。

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由于时间限制,采用观察法是本研究的唯一方便方法。员工有大量的工作日志要处理,还有很多人要参加,因此面试会干扰他们的工作。使用直接观察这个案例给了研究者一个优势,因为不可能在短时间内从许多参与者那里推断出如此多的数据。研究人员先前计划使用电子邮件提交调查问卷,但后来发现,由于政府的工作政策,一些中层管理人员在工作时无法访问互联网设施。

在观察过程开始之前,该公司的首席执行官在组织通知上附加了一份备忘录,通知他们观察过程和观察所需的时间。此外,通知还列出了研究人员的主要目标,即要求被观察的工作人员与研究人员合作,并在要求时提供任何变电站信息。

研究者有一个适用于投资组合和中层管理者的检查表,这使他能够从他观察到的信息中得出结论,以便获得研究所需的可靠信息。研究人员花了大量的时间观察每一位被征召参加这项活动的经理,以汇集他们对投资组合经理(中层)之间协调工作的看法,以提高执行职责的有效性。

这些都是研究人员在调查过程中热衷于注意到的观察结果。

目标一。

  • 是高层管理人员分配的职责,致力于让中层管理人员参与到深陷于整个组织目标的无数项目中。
  • 为了观察所有中层管理者是否都欣赏高层管理者的角色,研究者寻找了如下线索。
  • 是否在所有管理层都有互动的工作融洽关系。
  • 中层管理者在众多组织项目中所扮演的角色。
  • 高层管理者在对某个项目做出决策之前是否咨询了中层管理者。
  • 中层管理者是否喜欢在特定项目中与上级建立工作关系。

研究人员试图建立的另一个最重要的观察是高级和中级管理人员在研究团队活动时的舒适度,研究人员寻找下面阐述的线索。

目标二。

  • 中层或投资组合经理可以领导一个项目,或者必须由投资组合经理单独领导。
  • 中层管理者是否曾经领导过任何项目并做出与之相关的关键决策,还是仅仅依赖于投资组合经理。
  • 投资组合经理是否曾向中层经理寻求建议?
  • 中层管理者的意见是否得到高层管理者的支持?

访谈

通用信息管理局有不同种类的雇员,其中有临时雇员和长期雇员。此外,该部又分为许多部门,分布在全国各地。各部门由高级管理人员领导,高级管理人员担任最高管理者,因此该部的员工流失率很高。高层管理者通常都很忙,因为他们身上的责任很重。因此,研究人员选择与高层管理人员进行面对面访谈,因为他们的人数非常少,因此研究人员可以负担得起名义上的人数。

在这种情况下,面试官使用方便的抽样方法,以确保工作进行得很轻松,以获得各自可信的结果。研究人员认识到,通过从工作地点采访高层管理人员,因为他们大多在办公室里,而且是公务员,因此他们很容易通过事先安排的任命接触到他们。所有为这项研究抽样的高管都是在现场,因此研究人员很容易接触到他们。

为了了解机构高层管理人员的固有观点,研究者选择了面对面方式,以获得深入的信息,而这些信息只能通过提问和跟进高管的意见来获得。在建立正确的渠道来采访机构的高层管理人员之前,研究人员深思熟虑,似乎有必要采访一小部分选定的高级工作人员,而不是冒着一堆无法保证所获得信息可信度的回答的风险。此前,研究人员曾向10名高管发出邀请,要求他们参与面试过程,只有5名高管接受了面试,因此研究人员仅从5名高管那里获得了信息。

由于执行经理的日程安排很忙,面试官不得不设计一个由十个问题组成的时间表,这些问题首先在三名工作人员身上试行,对试点人员没有任何改变。通过直接采访高级管理人员,研究人员为插入之前排除的区域创造了空间。访谈问题被用来了解高级管理人员的想法,确定他们认为自己的角色是什么,以及他们如何看待中层管理人员可以帮助他们履行决策责任。

在访谈之前,研究者给所有被采访者打了私人电话,并为访谈安排了合适的时间和地点。所有接受面试的高管都得到了一份面试摘要,并通过电子邮件发送了面试问题,以便做好准备。结果发现所有受访者都很忙,因此研究人员不得不在午餐时间对每个人进行为期20分钟的非现场采访。面试官在面试过程中做了笔记,在被面试者允许的情况下,将获得的信息录音备查。

在开始面试之前,被调查者被问到他们是喜欢面对面面试还是选择问卷调查。所有参与面试的五位成员都选择了回答面试问题,因为他们认为这会最大限度地减少时间浪费,并帮助他们在回答问题之前提前思考。共有五位来自同一部不同部门的高管接受了采访。研究人员能够调查受访者,以获得更多详细的分析结果。

在面试过程中,面试官澄清了一些模糊的问题,帮助面试者对所提出的问题做出更恰当的回答。

调查结果摘要

迪拜海关有无数的由中层管理人员管理的单项工程。有一些显著的因素有助于项目经理在单个项目上取得成功。这些因素包括:关键信息的可用性,可提高关键决策的能力,有足够的资源来执行必要的活动来引导项目取得成功,以及高级投资组合经理和中层经理之间良好的沟通关系,以便提供指导和指导。

值得注意的是,中层管理人员有很大的任务来监督单个项目单位,以确保它们符合总体组织目标。项目组合管理应该热衷于设定组织目标,以便引导单个项目经理朝着正确的方向发展。有人认为,当单个项目经理和项目组合经理达成一致意见时,就可以获得管理方面的能力。然而,忽视中层管理者在取得成功中所起作用的诱惑是事实,投资组合管理必须适应和谐建设和沟通决策过程。

研究局限性

研究人员的工作日程非常紧张,以保持与受访者的程序相同。在某些情况下,研究人员不得不在午餐时采访受访者,以加快调查过程,这就限制了受访者愿意提供的信息。尽管如此,整个调查过程还是非常成功的。虽然时间范围受到限制,但有较高的响应,增加了所获得信息的可信度。

数据分析

数据分析

通过调查问卷和面对面访谈收集到的数据被制成表格,并进行统计,以得出最终结论。根据研究问题,67%的受访者回答项目管理和项目组合管理应该同步工作。剩下的33%的受访者相信,项目组合管理可以独立运作并管理项目,而不必由项目经理来补充。

研究发现,大多数投资组合经理倾向于忽视项目经理所扮演的角色,这在双方之间造成了分歧。项目经理和高层经理之间的差距导致沟通失灵,从而导致思想的流动停滞。当沟通渠道不畅,建立融洽关系的想法在个人内部受阻,因为他们缺乏工作联系,因此正在进行的项目受到一个团队的影响,忽视了其他人的意见,从而导致了一些操作失误。

在这项研究中,研究者使用内容分析,然后是主位分析,并进一步发散,以比较由主位衍生得出的结果。访谈内容包括被调查者回答的意见和回答的问题。

研究人员将数据分为两种表格形式,其中支持项目组合管理与项目经理匹配工作的小组被赋予一个部门,另一个小组支持项目组合管理的独立运作,而没有得到其他管理层的支持。这种方法具有很强的归纳性,因为最终报告中出现的主题不受研究者的约束;相反,信息是从受访者那里免费获得的,从而使信息具有所需的完整性。对所有被调查者的数据进行分析、比较和对比,直到研究者得出结论性意见,以帮助回答研究问题。

内容分析为了充分了解被调查者对研究问题的反应,研究者在处理问卷中附加的开放性问题时采用了内容分析的方法,以帮助研究量化过程。

研究问题的验证

大多数在组织环境中提出的项目都假设在中层,但是一旦被acme管理层接管,它们就失去了所有权。高层管理者有权带头执行中层管理者所鼓动的项目;挑战在于,apex管理层缺乏热情和决心来完成最初中层的项目提案。项目组合管理是管理和指导所有组织项目的焦点。为了使下级项目取得成功,必须就各级管理人员进行无情的沟通、建立共识和协商,以确保不出现空头支票或混乱局面。

在这项研究中,从大量案例中获得的证据证明了它的合法性。数据是通过问卷调查和口头访谈获得的。收集到的证据更加可靠,因为有多个受访者从不同的参与者中获得。由于受访对象的多样性,研究人员能够从多方面解决同一研究问题。收集到的研究数据与回顾先前有关本研究的文献后得出的信息进行比较。

这项研究试图强调这样一个事实:如果项目组合管理独立于项目管理的其他方面来运作,那么它注定会失败。项目组织、资源规划和企业网络都是项目计划执行效率的基础。为了获得项目成功,项目组合管理和项目管理必须协调一致(Moroney,1981.pp.49)。当项目组合管理迎合项目的总体方向时,项目经理监督其复杂的细节,确保项目的任何细节或方面都不会被忽视。

问题领域分析

在这项研究中,需要回答的问题是:为什么投资组合项目有时会失败,而不考虑它们在制定和开始时所考虑的细致细节。答案在于项目经理和项目组合管理之间的不协调运作。为了使项目取得成果,两个管理团队都必须努力确保没有遗漏或忽略任何细节。此外,在决策过程中,具有项目固有知识的人必须站在最前面。

项目组合管理的职责是确保公司的所有项目和元素协调工作,以实现组织目标。为了使项目运作良好,必须将项目分配给熟悉其流程和程序的特定人员。项目经理成为项目的保管人,而项目组合管理则扮演监督者的角色,确保项目经理按照规定的程序执行任务。

项目经理应该不断地与项目组合经理协商,让他们了解项目的最新进展情况。从本质上讲,投资组合经理不应该在项目管理中扮演一个角色;他们应该向合格的项目经理发出指令,让他们来管理项目(里昂22)。当高层干涉项目经理并限制他们运行和管理他们的能力时,他们就会制造一个真空,使得项目变得空无一人,没有人来监督他们的进度。项目组合管理在一个组织中有太多的方面要处理,因此他们缺乏对每一个项目给予积极关注的能力。

问题区域对项目成功的影响

如果缺乏良好的计划、组织和协调,组织中的项目很可能失败。为了使一个项目成功,它必须有一个可行的计划,并有一个监督人。换言之,一个项目在开始之前就必须精心规划,一旦计划进入实施阶段,就必须为项目分配资源,以便项目能够启动其实施过程。此外,还必须给它一个监督人来监督它,并在失败时对它进行解释。主管必须精通项目,他必须能够感受到项目的脉搏,并在遇到挫折时与项目组合管理人员沟通。

当项目组合管理(portfoliomanagement)被授予管理单个项目的授权时,问题就出现了,这个组织负责巩固所有项目的流程并监督它们的成功。这将导致项目运行和管理的方式出现偏差,因为项目组合管理有大量的细节需要观察,因此缺乏技巧来选择每个细节的所有细节来检查其进度(Harden 45)。此外,项目组合管理缺乏监督每个特定项目的专业技能,这就是为什么他们应该满足于从每个项目经理那里获得项目进度的报告和更新。

项目组合管理在项目管理过程中的干扰会导致失败。项目组合经理不应该管理项目,而应该提供咨询和资源支持,以补充项目经理的工作。另一方面,项目经理应亲自面对项目,研究建立项目进度的任何瓶颈,并更新项目组合管理,以确保项目的实施和进度取得成功。

结论

项目组合管理主要引导项目的开始和结束。项目组合管理的主要目标是使项目的盈利能力最大化,它提供项目平衡并帮助支持项目符合组织的战略。高级管理层有责任就正在进行的项目做出关键决策,并对组织进行阶段性评估。

另一方面,项目经理在项目组合管理下工作,以确保项目的所有细节都得到处理;它们有助于确保进度细节得到更新(Gough 62)。为了让项目经理获得可实现的最大结果,他们应该能够与投资组合经理和谐地工作。项目组合经理不应该阻碍项目经理的运作,他们应该允许他们独立地做决定,并引导他们的项目朝着组织目标前进。高层管理人员不应劝阻、领导、建议和鼓励项目经理的操作,而不应操纵他们的操作。

引用作品

高夫,杜格鲁。发出声音:数据辅助决策. 伦敦:特伦瑟姆出版社,2007年。印刷。

哈登,史密斯。对管理者和决策者的系统性评论。加利福尼亚:美国,2006年3月。印刷品。

里昂,亚特鲁尔。数据分析和信息收集实用指南。伦敦:剑桥出版社,2002年。印刷品。

马罗尼,迈克尔。从数字推断出的事实. 纽约:企鹅出版社,1981年。印刷品。

门德尔,阿蒙。”统计学高级理论(第三卷)。芝加哥:查克出版社,2004年。印刷品。

奥利弗,克劳特。收集事实,把政策、实践和研究结合起来。伦敦:开放大学出版社。2005年。印刷品。

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