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项目知识管理与决策

介绍

本主题旨在了解项目经理和他们的团队是如何获得和分享知识的,以及周围环境对他们决策的影响。本课程涵盖了来自不同来源的与项目管理和知识交流相关的各种概念和理论。在当今瞬息万变的市场中,在快速的竞争压力的驱动下,组织被迫更快地适应,从一个项目转移到另一个项目,而不是停下来反思经验。有鉴于此,有必要采用有效的知识管理技术来节省时间和金钱。

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一个项目可以被定义为产生一种独特的商品或服务的临时努力。一个项目有一个确定的时期、目标、预算和一个确定的质量水平。然而,从这个定义中,很明显为什么组织需要有一个明确定义的知识管理框架。一个组织的成功和竞争力在很大程度上取决于它如何处理和利用其知识资源。对于项目知识的可持续管理,项目经理应培养一种组织氛围,将障碍视为项目开发过程的一个方面(Oluikpe 2015)。这一方面加强了协作,防止了重大障碍,并将计划和审查与学习相结合。

文献综述

正如Heagney(2012)所言,知识已成为当今实体的主要发展资源和竞争优势的根本来源。获取和应用知识正成为组织在运营中可以利用的最终竞争优势。Lal(2008)也印证了这一观点,认为美国大多数顶级竞争性组织都认为他们的知识对其持续稳定至关重要。知识资源往往被视为组织成功的关键因素。然而,他们意识到保存这些知识的本质并不是一个新出现的问题。因此,企业已经开始寻求有效的管理实践来获得这种成功。

因此,这引入了被称为项目知识管理的倡议的概念。与古代不同的是,从业者现在瞄准的是所谓的轻问题,比如从人的角度来管理项目知识。根据Pemsel和Muller(2012)的观点,项目知识的管理与人的因素相关,而不是与信息技术相关。因此,本文将更重视在实施项目知识管理时应考虑的人为因素。他们的主要理论贡献将被评价为繁荣的主题。对项目知识管理的相关性进行了思考和建议。

文化

根据Ruuska和Vartiainen(2005)的观点,在组织内传播的文化类型对知识管理的繁荣至关重要。应培育有利于知识管理过程的组织文化。然而,在上述研究者的理解中,组织的文化应该是以知识为导向的,以确保知识管理的成功。知识管理在组织成员享有自由互动、交流、分享、创新和学习的特权,而无需担心失败或制裁,知识管理便会蓬勃发展。从研究者的角度来看,以人为本的文化是项目知识管理得以有效应用的基础。

Maier(2007)认为,成功的关键因素之一是激励人们与他人分享他们的信息。然而,问题在于组织应该如何认识到所需的文化类型,以促进有意义地实施这一倡议。许多研究人员发现这个问题很难回答。文化是多元的,很难定义,一个组织不可能在一夜之间决定其文化。在许多情况下,文化深深扎根于一个组织中,以至于当涉及到项目知识的管理时,它往往显得显而易见。然而,忽视组织文化正朝着错误的方向迈出第一步。文化是一个重要的考虑因素,下一个因素就是领导能力。

领导力

根据Love,Fong,and Irani(2005),对项目知识管理的支持必须体现在组织的所有部门中。这一方面包括高层管理人员,下至层级制度。本文作者强调,当任何一个项目得到应有的关注和支持时,它的应用就会变得更加容易和有效。如果高层管理者表示感谢并重视员工的重要性,那么员工会积极响应,表现出作为某个项目一部分的热情。本文作者似乎毫无疑问地表示,如果项目知识的管理要在一个组织中繁荣起来,最高管理者必须确保他们向所有员工发布指导方针。

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员工参与是(Koskinen&Pihlanto 2008)强调的另一个因素,对项目知识的适当管理将带来积极的变化。这种变化必须以协调的方式加以管理。组织避免不确定性,但倾向于可预测的情况。即使是为了改善未来,人们也倾向于抵制变革。由于这种抵制是一种自然的反应,组织应该确保每个人都能参与这一过程。研究表明,如果工人们被赋予启动、计划和阐明他们的任务的任务,那么他们将获得生产力。

沟通

Gourlay(2006)认为沟通是成功管理项目知识的一个组成部分。如果能很好地分析该计划的实质,员工将更有组织性。本文作者认为,员工在经历挑战后,往往会对管理做出不好的结论。这些工人失去信心,怀疑那些寻求改变的人的意图。然而,管理者应该通过项目知识的管理,对发起变革的动机保持开放和诚实。因此,员工应该意识到这些变化将对他们产生怎样的影响,例如,员工是否需要接受培训或承担新的职责。沟通成为确保组织内思想开放和信任文化的重要工具。

培训与学习

Gasik(2011)将培训定义为有计划、有组织地提高知识、专业知识和能力,以提高某一领域的绩效。培训的重要性已经在大量成长中的组织中得到证明。当一个组织需要获得竞争优势时,它就必须着手对员工进行高质量的培训。当员工产生执行特定任务和目标所需的信心和要求时,他们不太可能失败。培训减少了相互依赖,帮助员工意识到什么是至关重要的知识。这种信息传递有助于组织获得竞争优势。

持续学习确保了过程的信息性,有助于过程以及管理知识。一个学习型组织知道如何改进和管理知识,使更多的人受益。虽然许多团队在事件发生后学习,但要想保持竞争优势,必须制定详细的短期战略和知识共享计划。管理者应该通过关注共同解决问题的策略来鼓励员工相互学习。另一方面,应阻止报告失败,以确保工人可以自由分享知识。领导者还应该让团队成员发挥灵活性,而不是施加压力,让他们以可预测的方式行事(Srikantaiah,Koenig,&Al-Hawamdeh,2010)。

发展合作

从一开始就为项目配备相关专业知识是管理人员的基本职责。对于一个成功的项目,它必须拥有两种类型的团队成员,功能团队和过程团队。职能团队负责监督项目的技术。流程团队专注于事件的计划、跟踪和调度。由于角色和职责的多样性,很难有效地管理项目知识。因此,对于成功的项目管理知识处理,团队领导者必须培养协作文化。

他们还应确保团队成员之间建立相互依赖和信任。由于项目是临时性的,项目经理应该根据他们的协作能力来选择团队成员(Maier2007)。除此之外,团队管理者必须将他们的团队进行组合,以确保快速有效的沟通和相互依赖。团队成员的失败应始终视为整个团队的失败。当员工能够联系到一个共同的框架时,他们就很容易找出模式,从而稳定组织。

分享项目知识

项目知识的交流可以通过组织内部的各种平台进行,包括研讨会、公司门户网站或杂志。然而,门户可以是共享有价值知识的有效方式,因为它可以从外部资源访问知识。它还通过激励和实践促进知识发展。门户网站也有助于将现有知识转移到组织的预期部门。分享项目知识可以增加对新情况的理解,并根据新情况进行改变(Srikantaiah、Koenig和Al-Hawamdeh,2010)。

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. 通过团队协作,很容易确定哪些信息和技能相关,从而保持竞争力。有几种方法可以用来加强项目知识的传递,例如在知识的来源和接受者之间建立良好的理解,以及接受者吸收的能力。良好的人际交往能力和互相帮助的意愿促进了这种能力。知识共享也可以通过提供奖励来加强,因为它鼓励员工重视知识共享而不是个人知识的生成。

预测中断和变化

在当今的市场中,组织混乱已成为普遍现象。然而,一个组织所拥有的准备和灵活性决定了它如何管理自己走出困境。组织的目的是确保稳定性和可预测的结果。鼓动变革的领导者会招致破坏,这与大多数组织的期望背道而驰(Gasik 2011)。团队领导者应向其成员强调,预测和讨论故障援助是主要目标。除此之外,只有事先的知识才能取得成功。失败总是会发生,因此组织需要为项目团队提供有价值的课程和培训。这种持续学习可以通过分享经验来完成。这些经历有助于将组织记忆从退伍军人传递给即将上任的领导人。此外,它还创造了一种咨询和诚实的文化。

权力

有效运用权力是一项基本的领导技能。管理者的权力来自于协助他人履行职责,因为这反映了他们的绩效。当经理被指派监督一个项目时,他/她必须选择以身作则,做一个坚定的道德操守者。项目经理应始终促进维持组织内部关系所需的社会交流。管理者应该通过为团队澄清复杂的情况来引导积极的变革。此外,他们应该以价值观对待他们的团队成员,承认他们的才华。他们还应该培养一种同情和感激的文化。这种欣赏有助于建立信任,也有助于释放他们的积极潜力。

支撑知识管理框架的理论

本节将探讨几个理论,解释为什么项目知识管理对任何组织都至关重要。这些理论包括战略管理理论、核心能力理论、知识联盟理论和知识能力理论。战略管理理论将知识视为组织在市场上保持竞争力的不可或缺的资源。这一理论体系建议,最高管理者应该提出明确的目标和目标,以指导日常运营。但是,这些准则应当是灵活的,如果工作人员认为有必要,可以加以修改。

核心能力理论认为组织能力是提高企业质量的基本资源。核心能力逐渐发展,并通过组织内的集体学习和信息共享来发展。内部和外部的竞争都有助于为获得技能而进行的健康竞争。在这样一个竞争激烈的环境中,管理项目知识成为提高组织关键能力的优先事项。

知识联盟理论是战略理论的延伸,因为它假设了战略管理的关键原则(Akhavan&Jafari 2006)。该理论侧重于识别企业内部的知识缺陷和其他企业的知识优势。然而,知识联盟更注重知识而不是资源。组织联盟鼓励管理层与其他公司结成战略联盟,以外包知识、捕捉关键能力或获取新知识。

知识能力理论认为,组织必须建立管理项目知识的能力,而不是可以从潜在合作伙伴那里获得的知识资产。这一理论表明,积极的组织绩效依赖于组织内有效的知识能力。这种能力是维持市场竞争优势所必需的。

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本专题与实践的相关性

项目知识管理是完成项目的关键。项目的微妙性质要求应用有意义的知识处理实践来处理诸如返工和泄漏重要知识之类的问题。然而,由于数据过载,知识管理变得非常重要。管理项目知识的基本原理包括提高决策能力、创建学习型组织(因为学习是持续的)、促进文化变革和创新。有效管理项目知识的好处会传播到个人、团队、公司、社会,最终影响到全世界(曾,2010年)。

提高决策能力

目前,在复杂的活动中,缺乏目标的团队很有可能错过预期的道路。因此,这会导致性能差和资源浪费。数据为管理者提供了洞察力,但在综合大量数据时,很难取得有效的结果。因此,拥有一个项目知识管理模型有助于避免迷失方向,从而使团队能够集中精力于富有成效的计划。例如,美国国家航空航天局(NASA)的最高管理层拥有知识管理系统,帮助工作人员共享信息和推进决策。管理人员经常举办论坛,分享加速开发、分析挑战、失败和设计前进方向的最佳实践(Dinsmore&Cabanis Brewin 2011)。当组织确保有效的知识管理系统时,他们可以节省时间和金钱,从而做出及时和高度知情的决策。

创建学习型组织

组织学习可以通过促进大量的思想流动来促进文化变革和产品创新。当员工学习项目知识管理的最佳实践时,它有助于简化操作和实现目标。例如,美国航天局的管理人员举办重点研讨会和能力建设论坛,不仅传递最新的知识,而且开启会谈,确保文化繁荣(Mueller 2012)。这种复杂的全球市场环境需要知识管理举措,以协助项目经理灌输变革和欢迎的想法。这种能力建设有助于创新,并在组织内提供竞争优势。

提高生产力

项目知识的有效管理减轻了项目经理和员工的负担。当每个人都了解自己的角色和责任时,项目就容易得多。此外,当管理者学会将项目知识传授给员工时,工作的相互依赖性也会降低。这种方法大大降低了成本并加快了反馈速度。此外,它可以最大限度地减少员工重复错误的倾向。有效的知识管理也能让组织更好地了解利益相关者的利益、消费者需求以及行业需求。

有助于提高市场份额

尽管实施知识管理系统成本高、耗时长,但从长远来看,其效果是令人印象深刻的。由于工人之间的理解加深,他们开始接受团队合作。这种团队精神转化为更高质量的生产。填补了知识不足的空白,实现了平衡。因此,由于高质量的生产,对商品和服务的需求增加,从而扩大了市场范围。

伦理意涵

项目知识的管理每天都由一系列决策指导。其中一些决策不太受关注,很少得到认可,而其他决策则至关重要。他们中的大多数都需要严格的处理,因为他们需要人力、稀有资源和环境。在大多数组织中,这些问题相互冲突,产生混乱和巨大的风险。尽管管理者知道出路,但如何去做往往是个问题。当利益相关者的利益不同时,这就变得复杂化了。然而,伦理学通过引导利益和协助解决复杂问题来解决这一难题。伦理的最终目的是提升组织决策的道德品质(Yang 2007)。

公道

当员工被赋予各种各样的职责,并被期望确保最高绩效时,公平行为的问题就出现了。然而,在确定特定任务所需的准确度时,会出现一些复杂的问题。组织应确定准确性是否仍然是员工责任的一个明确部分。在多大程度上需要有人来确保准确性?组织期望有效的决策在很大程度上依赖于准确的信息。此外,还应预料到可能出现的错误的影响。因此,在项目知识管理中,应预见到此类错误,并使工人在发现此类缺陷时免受批评(Marquardt 2006)。

知识所有权

即使知识是植根于个人,它也被视为公司的财产。这种对项目知识的占用和处理加剧了个人和组织之间的冲突,使项目知识难以管理(Leseure&Brookes 2004)。如果不小心处理,这种情况可能危及个人的知识处理能力,并对企业有效管理知识造成挑战。然而,组织有必要培育诚实、感恩和公正的伦理架构,以确保健康的知识管理实践。

结论

通过寻找各种各样的知识管理实践和方法,组织正在迅速学会创新。今天,那些优先管理项目知识的组织走出来了。有效的知识管理可优化内部绩效、增长和提高市场竞争力。然而,对于项目经理来说,采用符合组织需求的知识管理标准是至关重要的。然而,这项分析预测,有效的知识管理,无论从哪一方面来说,都会给任何组织带来成功。

参考列表

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