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新会计信息系统失灵

介绍

在每一个组织中,处理数据以促进决策过程都很重要。这个过程从数据收集和分类开始。会计信息系统(AIS)提供这些功能,但它关注的是财务信息。Romney和Steinbert(2012)将AIS定义为一个收集、记录和存储系统,并对组织决策过程中所需的数据进行处理。

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Alzoubi(2011)将人工智能系统描述为“硬件、软件、智能软件、程序、数据库和网络通信技术”(第10页)。在实施新AIS的过程中,失败是不希望的;然而,在许多情况下,这是不可避免的。本文从两个不同组织实施AIS变更失败的例子中得出。

在我工作过的第一个组织中,AIS失败的文档无法在公共领域获得,但我在会计部门为其工作时,努力通过自己的经验来描述失败。第二个组织是IBM。在IBM实现AIS变更的失败在公共领域是免费的。因此,导致其失败的各个方面为寻求在其AIS未来实施变革的各种组织提供了重要的经验教训

AIS的实施

会计信息系统收集和处理财务信息,以便分发给包括政府和外部代理人在内的各组织利益相关者。在一个组织中安装AIS的过程中,实施需要一个最基本的阶段。事实上,虽然人工智能系统的开发可以在没有挑战的情况下完成,但实施阶段可能会导致部分甚至永久性地无法采用人工智能系统中的变更。对于我工作过的组织来说,由于各种各样的挑战,AIS的失败发生在实施阶段。

这个组织从事制造业。旧的AIS侧重于对组织绩效的评估,它对产品成本和财务报告有决策结构。该组织部署了三个主要的成本控制中心,努力分配各种生产成本,同时确定生产率水平。控制中心跟踪可控成本、间接成本、不可控成本和直接成本。

在组织的运作结构中,有无数的服务中心,它们相互提供服务支持。他们还通过step方法为三个生产成本控制中心提供服务。在计算提供给各个生产中心经理的预算金额时,AIS依赖自上而下的领导方法。这些预算有可控制的、不可控制的、直接的和间接的由管理费用分配引起的费用。该系统还将员工激励制度与该组织的综合盈利基金基蒂挂钩。

开发新的AIS系统是为了解决与旧系统相关的各种挑战。预计它将采用自下而上的方法来管理组织成本。这方面需要采购新的AIS软件,以提高实时成本,同时对组织的业绩进行评估。

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新系统的实施计划确保了部门生产成本在“用户基础”上的分配。这一举措将确保新系统能够促进各部门编制会计报告,其中只包含由各生产中心经理控制的成本。只有当预算职能从最高层的领导转移到服务部门经理时,才会出现这种情况。

此外,新系统是为了确保服务中心支持生产中心。两个中心的员工将分享利润,从而消除了将员工激励整合到组织的综合盈利基金kitty的挑战。在对新的会计准则进行评估时,该组织的会计主管认为,这一变化很重要,因为它为所有组织利益相关者带来了好处。不幸的是,它的实施失败了。

AIS的失效因素

组织结构决定了组织内部实施AIS的成败。Scott(2001)认为组织结构直接影响组织内部的信息系统。该组织新的人工智能系统依靠计算机化的信息系统来运作。这一说法表明,这是受公司信息系统操作的影响。

Beydokhti、Hafezi、Vaezi和Beydokhti(2011)支持这一论点,他补充说,层次结构“包含基本框架信息系统的组织结构按照分层组织结构中的信息循环信息”(第17页)。复杂的组织结构决定了开发更复杂的AIS实施控制的必要性,这反过来又反映了促进AIS变更的信息系统决策循环的复杂性。

即使在相对简单的组织层级结构中,组织的政治、领导风格、组织文化、组织利益相关者、组织目标和任务等方面也会影响任何组织变革的实施,包括AIS变更(斯科特,2001年)。

用户对采用变更的抵制

新会计准则在本组织的运作依赖于所购买的会计准则软件,以简化会计工作。这项任务涉及改变传统的会计实务方法。Alzoubi(2011)指出,组织中实施AIS变更的特征是对“技术实施变革”的反应(第9页)。

该组织的变革引起了负责变革实施的会计部门员工的各种恐惧。人们担心失业,他们的工作程序被打乱,越来越多的人担心需要学习新的技术来使用这些系统,他们担心这会给那些无法迅速完善使用系统技能的人带来降级的机会。

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一个组织中的任何变化都能带来更好的工作方式,为员工和管理人员的职业发展创造机会,例如提高对新技术的熟练程度。然而,员工通常会预测变革的最坏影响(Romney&Steinbert,2012)。本组织的情况就是这样。管理者不能接受与旧AIS相关的按层次分配的组织任务的分解。

新的AIS系统需要学习,这一事实使得组织中的人们对任务的复杂性产生了恐惧感。这一方面被截短为系统的失败,因为“用户感知到的任务的复杂性与他们对系统的适应能力以及周围的负面影响有关”(Alzoubi,2011,第13页)。这一论断表明,对新AIS实施任务的复杂性的看法与AIS的成功实施负相关。

缺乏与所有利益相关者就AIS变更的目的进行明确沟通

在AIS中实施变更需要所有组织利益相关者的良好意愿。在我工作过的组织中,变更开发团队并没有积极地交流采用新AIS所带来的好处。由于不同的关键参与者未能为成功实施做出最佳贡献,未能有效沟通会对新AIS的质量产生负面影响。

Wongsim和Gao(2011)认为,“信息质量维度与会计信息系统采用过程有正相关”(p.7)。信息的质量对于提高人工智能系统采用变更的能力也很重要。即使组织的AIS发生变化,需要软件和计算机系统来增强财务信息的快速性,向系统提供数据也是很重要的。数据来自不同的人。因此,如果这些人对新系统的目的有负面的看法,那么提供给AIS系统的信息将面临质量挑战。

高级管理人员和管理层支持

在组织中采用AIS的变更需要改变决策过程,从自上而下到自下而上。这一举措需要高级管理层和高层管理人员的支持。这项实施需要让渡一些等级权力,但这项建议在本组织中并不受欢迎。为了避免该系统的实施失败,高级管理层的支持很重要,让用户认识到采用这些系统解决影响本组织生产力的问题的可能性。

这一主张表明,高级管理层和执行官需要召集所有变革实施参与者,并灌输对变革过程的积极态度。行政人员和高级管理人员在加强人工智能系统中实施变革方面所起的作用的理由是,高级管理人员和管理人员“对用户的思维、他们的参与以及帮助快速实施信息系统有着直接的影响”(Scott,2001,第105页)。事实上,高管们对新AIS的认识,描绘了针对系统需要解决的问题向不同下属提出的解决方案。

高级管理人员和管理人员参与解决方案选择可以增加新AIS的采用率。Alzoubi(2011)支持这一理论,声称处于“选择和安装阶段可能是AIS实施的成功标准”(第16页)。高级管理层和高级管理人员还可以通过向新的审计机关提供虚假信息,影响审计机关处理信息的类型和性质,从而提高透明度,降低会计报告错报的风险。

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失效评估

新AIS的系统故障可能发生在设计、实施或操作阶段。在组织设计阶段,开发人员需要从组织架构(architecture)制定决策。在本组织中,这方面并没有得到最佳的利用。因此,在人工智能系统中实施变革是过早的。

虽然负责新AIS系统设计的技术方面的信息系统专家做了详尽的工作,但高级管理层在设计阶段的参与不足,标志着AIS未能采用变更的初始阶段。最严重的失败发生在实施阶段。为了避免系统故障,除了设计阶段的所有执行人员和管理人员的积极参与外,还需要他们在实施阶段的全部承诺。

担任这一职位的理由是,在系统设计和测试之后,技术设计师为组织系统实施者(主要是系统用户)铺平道路,以继续实施过程。在反对采用变革的情况下,实行官僚制。然而,即使是这种选择,也需要高级管理人员和管理层行使其强制权力;不幸的是,这项工作不能进行,因为他们也不知情,他们没有积极地接受新的制度。

AIS实施最佳实践如何减少失败

在采用AIS变更的同时,实施最佳实践对于帮助减少故障非常重要。最佳实践有助于提请所有组织利益相关者注意所需的变更。通过利益相关者参与决策过程并确定AIS的功能级别,故障缓解成为可能。从本质上讲,实施阶段的失败源于实施者对新AIS的总体目的和含义的未回答疑问。这些问题应该及时得到回答,以便在新AIS的设计和实施的早期阶段进行必要的更改。

上述论点表明,AIS实施过程中的最佳实践可以检查系统是否可能失败或与组织利益相关者的预期不一致。在实施AIS时采用最佳实践以避免失败的理由围绕着组织变革计划的需要而波动。计划有助于预测实际变更实施过程中可能出现的摩擦。因此,通过对AIS的架构设计进行相应的更改,这些挑战可以尽早得到解决。这样,最佳实践有助于确保所有参与者都以良好的意愿和热情对待实施过程。

组织应使用以避免失败的最佳实践列表

AIS中实施变更的经验为寻求实施此类变更的其他组织提供了各种经验教训。这些经验教训有助于制定最佳做法,以减少下文讨论的执行过程中的失败。

系统期望值

新的会计信息系统必须满足用户的期望。Wongsim和Gao(2011)指出,人工智能系统“满足用户期望的能力是决定信息系统成败的一个方面”(第9页)。这一最佳实践的重要性以一个案例为例,一个组织中的一个部门预期开发一个系统及其实施属于该系统的自由裁量权。

当一个组织考虑外包工作时,部门内的人可能无法接受新的系统。在全面实施AIS之前,试点系统的实施包括测试系统能力以满足用户预期的重要一步(Hines&Carrington,2010)。当遇到诸如无法满足系统用户的功能预期等挑战时,可以在全面的系统设计和实现过程中予以纠正。

组织文化

实施新的会计信息系统需要一个适当的组织文化背景。文化定义了执行组织任务的方式。如果文化培养自上而下的管理实践,那么需要自下而上管理实践文化的授权机构的实施变革将带来挑战,导致实施失败。

因此,改变组织文化以符合新的授权书的要求,包含了在任何组织中成功实施授权书变更的最佳实践之一。通过首先改变受新AIS影响的部门的文化,这意味着系统的实施只会进一步推进已经正常化的工作方式。

系统影响

新的AIS对组织产生了积极和消极的影响。在实施这种制度之前,对其可能产生的影响进行评估是极其重要的。它有助于采取适当的沟通变革策略,以减少对组织运作可能产生的负面影响。

通过评估新AIS的含义,重新设计系统成为可能,这样系统就不会改变预期用户对组织的看法。这一主张意味着,AIS的设计应确保提高员工的生产力或使他们更容易生成财务信息,但不应在用户中造成不安全感。

系统使用

为了减轻变革采用阻力的挑战,组织应该在学习期间与新系统并行运行旧的AIS。这一方面为使用新系统有困难的员工提供了一个替代系统来完成类似的任务,以消除对未能达到某些绩效水平而可能降级的看法。

并行系统还为组织提供了一个机会来衡量新系统的利用率水平,这有助于确定新AIS是简化了流程还是使流程复杂化了。与旧系统相比,新的人工智能系统使用的费率或优惠率更高,这表明它受到了员工的积极欢迎,这是系统成功的关键指标。

财务管理系统的部署

成功实施财务管理系统(如AIS)需要组织考虑某些不应遵循的原则,以避免失败。本文前面的讨论将在新AIS的设计和实施阶段,哪怕是一个组织利益相关者的疏忽,都认定为此类原则之一。试图在IBM实施新AIS的尝试提供了其他一些原则,而寻求成功实施新AIS的组织不应考虑这些原则。

两个重要的原则是不主动管理和放宽新AIS的实施范围。主动管理意味着一个组织内的管理人员应该在新AIS的实施过程中扮演中心角色。IBM呼吁管理层在实施新的AIS计划时采用项目管理方法(Hines&Carrington,2010)。这一要求伴随着采用已被证明为项目成功提供实质性指导的方法、利用风险管理方法、精简各种监督作用以及加强执行过程中问责制的责任。

结论

新AIS的实施包括以实现新计划范围内定义的特定结果为目标。因此,确保项目实施过程的成功需要项目实施经理缩小项目范围。这一目标是通过交付“针对特定过程和结果的分阶段连续模块实现的”(Hines&Carrington,2010,第56页)。

执行这项原则要求各组织在投标中确定明确的里程碑,以避免失败,随后对执行过程进行连续的评估,以确定具体里程碑的实现程度。为了确保实现实施过程不同组成部分所有阶段的全部功能,各组织应分别侧重于特定的优先领域。这个过程需要大量的学习,学习的经验教训应该应用到其他阶段,以减少过去错误的重复。

工具书类

Alzoubi,A.(2011年)。企业资源计划(ERP)下会计信息系统的有效性)财会研究杂志,2(11) ,第10-19页。

Beydokhti,A.,Hafezi,S.,Vaezi,M.和Beydokhti,A.(2011年)。德黑兰证券交易所上市公司会计信息系统成功实施影响因素研究。国际金融、会计和经济研究杂志,1(2) 第15-27页。

Hines,D.和Carrington,A.(2010年)。我们所知:实施联邦金融系统项目的经验教训. 网状物。

Romney,M.和Steinbert,P.(2012年)。会计信息系统(第12版)。新泽西州鞍河上游:皮尔逊。

斯科特,G.(2001年)。管理信息系统原理. 纽约,纽约:麦格劳希尔。

Wongsim,M.和Gao,J.(2011年)。会计信息系统采用中的信息质量探讨。纽约,纽约:IBIMA出版社。

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