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信息技术项目内部沟通管理

项目管理在许多协会和学科中得到扩展。然而,寻找一种理想的有效的项目管理方法是一个巨大的挑战(Zulch,2014)。每个项目可交付成果的核心是通过团队协作、独特的成本、一定的时间限制和相关要求来创建结果。因此,项目可以被视为包括个人在内的各种资产的组合,以实现特定的成果,并有完成时间表。

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Zulch(2014)的一份类似报告将项目管理描述为“在特定目标和有限时间内的尝试”(p。1003年)。通信管理计划的目标是通过满足项目合作伙伴的数据需求来推进项目的实现,并为通信工作的目标制定蓝图,以达到和阐明每次收集的目的。Young(2013)认为,如果没有一点一点的沟通计划来确认权威方法和预期的物质资产,该项目无法获得所需的资产,无法促进不同集会的努力,也无法向关键的监督伙伴报告其演习和结果。

沟通规划练习区分了每个项目合作伙伴沟通的合适维度,以及应交付的数据和沟通的重复性(Mikhieeva&Waidmann,2017)。这个计划包含了通讯工具。规划不当的危险可能导致无法实现关键项目目标、重复努力和降低合作伙伴的确定性。

因此,沟通技巧是项目管理成功的主要因素。除此之外,由于诸如媒介不可预测性、项目更新、变更和开发过程等问题,沟通至关重要(Rathi&Given,2017)。内部沟通是数据框架和层级变革项目时代项目经理的一项关键技能(Mikhieeva&Waidmann,2017)。

它是项目经理与合作伙伴进行协作和保持联系的主要沟通途径。此外,沟通可能不仅仅是项目管理员发送的信息,而且也是对利益相关者的支持(Mikhieeva&Waidmann,2017)。因此,沟通对于任何项目的完成都是至关重要的。

目的声明

沟通技巧是项目管理成功的主要因素。此外,由于媒介的不可预测性、项目更新、变更和开发过程,沟通是必不可少的。有效的内部沟通是数据框架和层级变革项目时代项目经理的关键技能(Schwalbe,2015)。在这些叙述的基础上,本研究旨在评估支持资讯科技项目内部沟通的关键分析工具。本研究将回顾有关项目管理的文献,这将是其第二来源。

研究问题

根据目的陈述,本研究制定了具体的干预问题:

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  1. 支持内部沟通的关键分析工具是什么?
  2. 项目负责人如何在内部沟通他们的活动?

文献综述

项目通常是一个短暂的关联,需要以较低的风险、成本和良好的管理来完成,因为它们在一开始就有明确的目标(Zulch,2014)。项目一定要有一个强有力的目标焦点。它们应该被限制在特定的资产、特定的时间和特定的组织中。

项目沟通

沟通对于任何一个项目来说都是必不可少的。它是项目进展、变更、任务交付和完成所必需的。项目的沟通程序在执行报告、变更、推测、权威程序和更新(Rodríguez,2017)中进行了描述。沟通的一个中心程序是信息交易,它创造了与利益相关者的社会化、项目的协调和共享理解。

沟通框架

内部沟通对项目的进展和完成至关重要。外部沟通与处理数据流或监督通信有关,以满足外部合作伙伴的要求(Rodríguez,2017)。当项目的多方面性质受到限制时,对沟通的理解是功能性的。当贸易频繁时,内部和外部的交流会增加。

对项目管理的研究表明,缺乏协调、规划和专门安排等举措、对重要缺陷资产的限制以及不断变化的目标是项目失败的关键指标。项目沟通表明,随着社会需求的变化,多方面的项目性质和比率也会发生变化。因此,随着项目可交付成果变得复杂,项目沟通的重要性将提高(Rodríguez,2017)。

内部沟通

内部沟通是协会成员之间成功合作的要素,而外部沟通则是与正式结构之外的聚会和不同组织进行数据交换(Muszynska,2018)。内部沟通是组织最佳运作的基础(Muszynska,2018)。成功的内部沟通能让人对公司有一个令人信服的印象。

由于与外界条件的不断相互作用,一些研究者用等级限制来比较内部和外部交流。DeMaria(2016)认为,由于项目工人受外部条件和媒体的影响,内部沟通不能基于层级限制来描述。数据传输的时间对通信过程至关重要。内部沟通涉及数据交易,关注信息,传达沟通,并教导员工分享其组织的数据(Newman,2016)。

用于内部沟通的工具

工具被认为是用来完成最初目标的一个项目。因此,通信工具允许两个或多个合作伙伴之间共享数据。信息技术使数据能够在编码器和受益人之间传输(Parker、Kunde和Zeppetella,2017)。通信信道是数据传输的媒介,平台是数据流的格式。基于此上下文,在平台上安装了通信链路。通过这个平台,可以在客户之间共享和搜索数据。因此,一个沟通渠道使讨论和发短信成为可能。

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技术交流工具为虚拟环境中的信息传递创造了渠道。正如Turkulainen、Aaltonen和Lohikoski(2016)指出的,信任和安全在虚拟环境中至关重要。然而,Bourne(2016)建议在传输之前必须对数据进行评估,但认为没有证据表明数据风险与保密性之间存在关系。信息技术永远无法取代会议中的面对面交流,而面对面交流是解决复杂问题所必需的。

此外,有人建议依靠信息技术来阐明与数据共享有关的问题。然而,个人和组织对项目执行的文化影响经常被贬低(Ozieraêska,Skomra,Kuchta,&Rola,2016)。信息共享的挑战不是解决知识区问题,而是按照发送者的计划传输数据,以供受益人解释。成员之间的沟通是实现项目可交付成果的关键组成部分之一(Ozieraêska等人,2016年)。支持内部沟通管理的最常用工具可分为三个部分,即亲自沟通、印刷沟通和信息技术沟通。

目标和方法

本研究的目标是评估支持内部沟通的关键分析工具。该沟通工具将根据制定的有效内部沟通标准进行审查。熟练的信息交换将导致最有用的通信工具的可识别的证据。此外,本研究还将描述如何在IT项目中部署设备,以实现数据交换的最佳结果。项目负责人在高效的任务交付中可以部署结果并加强信息管理。

IT项目内部沟通标准

本研究透过参考文献检视,找出六项内部沟通管理准则。评价标准包括信任、沟通、叙事应用、自发性、合作参与和调整话语。在建立信任的过程中,信息管理应该针对不同的群体进行个性化,因为建立依赖于共同可靠性的联系至关重要。因此,共享联系人、经验和机密信息变得更加直接,信任的风险更小。迅速的批评(协作和整合)通过对传达的信息作出快速和真实的反应而得到加强,因为它允许交流的适应性。

更多感官的协同参与使内容更加扎根、越来越值得注意、越来越有启发性。因此,面对面会议提供了一个有效的沟通过程。交流中的冲动会刺激直觉和不受控制的信息,从而通过进步的内容加强交流。如果团队领导者和利益相关者都能倾听并利用交流的互动媒介做出决策,那么调整后的话语在沟通中创造了一种平衡。叙述应用程序的上下文为共享情感和讲故事提供了渠道。这一标准使讨论更加引人入胜。

文献综述过程

文献回顾是任何研究项目中收集数据的最初步骤之一。在这一阶段,预计研究人员将确定与调查领域相关的二级数据来源(Pica,2015年)。这项研究的主要焦点是进行关键分析工具,以支持IT项目中的内部沟通管理。文献回顾过程中的第一步是确定关注这一领域的次要来源。

它们包括相关书籍、期刊文章和可靠的在线材料。这些材料被用来围绕这个主题进行一般性阅读。这一过程使我们能够掌握所调查主题的事实(Rogers,2016)。这也有助于确定研究人员根据研究主题收集数据时必须使用的适当问题。

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在提出问题之后,研究者接着集中在更具体的背景阅读文献上。这一阶段的目标是回答研究问题,并利用这些次级资源达到既定目标。最后一个阶段是起草报告的文献综述部分,根据其他学者的发现,提供关于这个主题的背景信息。

如本报告附录甘特图所示,文献综述的起草是一个持续的过程,从研究的初始阶段开始,一直到撰写报告的最后阶段。批判性分析中提出的一些事实必须得到其他学者所写信息的支持,使这一过程持续不断。本文参考文献部分采用美国心理学协会(APA)参考格式,列出了论文中使用的所有二级数据来源。

图1是文献回顾过程的总结。期刊文章和书籍来自Jstor、Google Scholar、Google books、DOAJ和Ebsco。通过这些来源,我们选出了95篇摘要,并对其全文进行了回顾。排除了40个符合特定标准的故障源。研究人员用雪球参考文献增加了10个参考文献。对来源进行了进一步分析,最后在报告中使用了57个,如下图所示。图表遵循相关学术标准。

文献回顾过程。
图1.文献回顾过程。

结果汇总

具有快速反应时间和数据存储介质的分析工具对IT项目至关重要。因此,安全连接被认为是授权成功的项目沟通。研究表明,在实际应用中,交际工具并不是孤立地联系在一起的。沟通工具形成了内部沟通的一般概念,这是组织方法和文化的结果。为了取得成果,创造正确的沟通条件至关重要。其元素的范围很广,例如在关联中形成控制、拓扑结构、设置工作场所和虚拟条件。

批判性讨论

IT项目内部沟通管理的意义

在过去的二十年里,项目管理的概念已经得到了广泛的普及,它是在一个固定的时间内,用特定的资源进行某一特定活动的适当方式。根据Calvo Mora、Navarro García和Periañez Cristobal(2015)的观点,在进行IT项目或任何其他重大项目时,决定成功的因素之一是保持有效内部沟通的能力。在一个IT项目中,不同的专家将根据他们的技能和能力被分配不同的任务。

这些专家必须保持定期沟通,以确保他们了解已完成的里程碑、下一步活动以及为促进项目成功而应考虑的任何新投入(Schulzea、Nehler、Ottosson和Thollander,2016)。项目经理的唯一责任是确保他或她建立一个有效的内部沟通系统,让不同的利益相关者分享项目成功所需的知识。以下是使内部沟通管理变得重要的一些方面:

项目活动的正常协调

在执行给定的IT项目时,经理需要协调不同团队的活动,以确保在给定的时间内实现预期目标(Schwalbe,2015)。一个团队可能被指派负责开发或评估软件,而另一个团队可能被指派安装硬件。项目经理需要与不同的团队沟通,了解他们所取得的进展,并决定如何在给定的级别上合并他们的活动。有效的沟通对于实现这些目标至关重要(Conforto&Amaral,2016)。管理者选择的沟通形式应取决于项目的规模、参与实施的团队规模以及所开展活动的地理分布。

中等不可预测性

在进行IT项目时,中等不可预测性是一个常见的挑战。在执行给定项目的过程中,经常会出现团队从未预料到的问题。Manole和Avramescu(2017)解释说,无论何时项目经理发现出现了之前未预料到的新问题,都有必要与所有相关人员进行沟通。他们需要了解这些变化,是什么引起的,最重要的是它们对项目内活动的影响。一旦出现此类问题,应立即进行沟通,以确保能够采取必要的纠正措施。

项目更新

当项目中的活动按预期运行时,项目经理应了解每个团队的里程碑。当所有事情都完成后,不建议联系项目经理或其他重要的利益相关者。定期更新活动和后续行动有助于确定项目中可能存在的问题,以及在项目完成前解决这些问题的方式(Manole&Grabara,2016年)。它确保每个人都了解进度,并允许他们的投入来提高项目的成功率。

变更

根据Papke Shields和Boyer Wright(2017),在实施it项目时,经常会出现需要更改的情况。更改可能是在设计、应使用的材料或系统的目标受众。新兴技术或组织规模的增加可能是需要改变项目最初设计的可能原因。无论变更的可能原因如何,应立即与项目内受影响的个人进行沟通(Sheldon&Daniele,2017)。应及时通知他们这些变化、变动背后的可能原因,以及最重要的是,他们需要如何重新界定自己的活动,以实现新的目标。

项目经理如何在内部沟通他们的活动

项目经理有一个重要的责任,确保他们与每个利益相关者保持密切的内部沟通。在Kerzner(2017b)的一份报告中,作者解释了项目管理中内部沟通的重要性,以及当一些利益相关者未能保持定期有效的信息流时可能出现的危险。选择正确的沟通平台是提高项目成功率的关键(Snyder,2013)。

在选择合适的沟通平台时,项目团队成员的规模、地理分布、信息共享的时间间隔以及项目中所采用的技术是一些应考虑的因素(Rathi&Given,2017)。以下是进行IT项目时常用的交流平台。

面对面交流

使用面对面交流是将信息从一方传递到另一方的最流行方法之一。这种传统的沟通方式在科技时代仍然很流行。Milošević和Martinelli(2015)解释说,在管理项目时,这种沟通形式是最有效的。沟通双方之间的身体互动常常强调传递信息的重要性。

在与个人交流时,人们可以阅读非语言线索,如面部表情和肢体语言。当对给定项目中正在进行的活动进行监督时,它也是有效的。然而,Chadli等人(2016)指出,这是一个体力消耗和时间消耗的过程。因此,在监督一个有众多利益相关者的大型项目时,可能不会使用它,这些利益相关者必须定期了解各种活动。

电话

在过去的一个世纪里,电话作为一种使双方都能得到即时反馈的通信手段一直很流行。手机的出现使得项目经理在建筑工地与特定的个人进行沟通变得很容易。Giudice和Peruta(2016)认为,除了面对面交流之外,使用电话可能是传递信息的最有效方式。它允许项目经理获得关于给定问题的清晰信息以及解决问题的方式。Radujković和Sjekavica(2017)认为,电话之所以受欢迎是因为它们易于使用,并且不像视频会议等其他复杂的通信系统一样需要复杂的安装。

这种沟通方式最大的缺点是项目经理必须依赖电话另一端的个人提供的信息。有些人在通过电话沟通时往往撒谎或夸大(Niazia等人,2016)。因此,如果不在现场就很难查明真相。这种沟通方法的另一个缺点是,它只允许项目经理一次和一个人说话。有时有必要向更多的人传递信息。在这种情况下,经理必须打几个电话,并依靠团队经理将信息传达给特定的团队成员。

短信

短信是另一种方法,项目经理可以用来与在广泛地理位置从事不同任务的项目成员进行沟通(Tan&Perleth,2015)。它解决了电话的一些缺点。项目经理可以给项目中的每个人发送一条短信,而不是给不同的人打电话。项目组负责人每次打电话都要花费大量的时间。

然而,由于缺乏必要的即时反馈,这种交流形式不太受欢迎(Kerzner,2017a)。不能保证消息的接收者会立即响应。就像打电话一样,一个人可能会对项目中涉及的不同活动的进展情况撒谎。

电子邮件

项目经理可以通过电子邮件与团队成员进行内部沟通。当向员工传递紧急信息时,这种沟通方式是有效的。Radujković和Sjekavica(2017)建议,应鼓励员工定期检查电子邮件,以确保这种沟通形式有效。或者,可以通过手机向这些员工发送一条短消息,提醒他们已经通过他们的电子邮件地址发送了详细的消息。

视频会议

视频会议是一种相对较新的交流平台,在企业界已广受欢迎。它允许不同的当事人分享知识和讨论影响公司的重要问题,而不必在特定的地理位置见面。视频会议的概念产生于这样一种愿望,即拥有一种系统,允许高管在不必前往特定中心地点的情况下进行董事会讨论(Siew等人,2016年)。

在进行项目时,这不是一种流行的内部沟通方式。但是,在一些罕见的情况下,尤其是当项目经理必须与项目协调员或其他公司高层官员沟通时,他们可能希望了解项目进展情况(Wang&Rafiq,2014)。它将允许项目经理向有关各方展示里程碑和仍然需要解决的领域。

社交媒体的使用

社交媒体已经成为主要的交流平台之一,在年轻人中非常受欢迎。在Audretsch、Link和Walshok(2015)的一份报告中,几乎每一个54岁以下拥有智能手机的成年人都会使用某种形式的社交媒体。Facebook是流行的社交媒体平台之一。这个应用程序已经过增强,项目经理可以使用它来监视不同活动的进度。

与需要复杂系统才能运行的视频会议不同,只要用户有智能手机,Facebook就可以用于对给定区域内活动的实时报道(Warburton,2013)。项目经理可以通过指示团队领导使用实时报道来监控这些进度。对项目进展感兴趣的其他各方可根据要求访问此类视频。

WhatsApp也已成为一个流行的聊天平台,可以帮助共享给定项目中的关键信息(Bachrach、Bendoly和Wezel,2015)。项目经理可以组成一个WhatsApp小组,成员可以分享影响其运营的不同问题、如何克服这些挑战、实现的里程碑以及实施过程中可能出现的新问题。

Carvalho(2015)警告说,项目经理不应忽视社交媒体的力量,尤其是在与千禧一代打交道时。然而,应建立机制,确保参与项目实施的个人不会把所有时间都花在社交媒体上,而不是工作。Facebook、YouTube、Instagram和WhatsApp非常容易上瘾(Campbell&Göritz,2014)。有可能发现员工将时间花在这些平台上,而不是执行分配给他们的特定任务。因此,团队领导者应该找到适当的方法来控制手机或其他手持设备的使用,当这些员工被要求完成给定的任务时,这些设备可能会被用于访问社交媒体平台。

支持内部沟通管理的关键分析工具

在进行IT项目时选择适当的内部沟通工具时,应注意确保实现预期目标。巴恩斯(2017)解释说,大多数内部沟通通常都是私人的。这些项目中有一些是敏感的,目的是使公司在市场竞争中具有一定的竞争优势。如果这类机密信息被泄露给无意的受众,可能会产生严重后果。

它可能会造成这样一种情况,即本应由某一特定公司享有的利益被其他实体分享,从而难以在市场上取得预期的竞争力。正如Cox(2013)所解释的,实现保密的愿望不应妨碍通信系统的效率。所选择的平台应允许项目经理保护机密信息,同时使涉及的每个利益相关者能够访问与承担特定角色相关的消息。

支持内部沟通管理的关键分析工具有助于了解项目沟通中使用的每个系统的有效性。Gao、Chai和Liu(2018)认为,根据所采用的沟通方式和必须实现的目标,公司可能会采用不同的工具。项目经理应该确定分析工具来支持项目中的内部沟通管理。

他或她应该知道项目中包含的通信系统是否能够实现预期目标。用于支持内部沟通管理的分析工具将取决于所选沟通形式(Young,2013)。在本研究中,研究者将沟通的形式分为三类:面对面沟通、印刷沟通和资讯科技沟通。在每一类别中,不同的分析工具或概念都是适当的。

当面交流

面对面交流,通常被称为面对面交流,是两个或多个当事方见面,传递信息或讨论与项目开发有关的问题的一种形式。Guggilla(2017)认为,面对面交流是那些希望在公司中感受到自己存在的实战型经理的一种流行沟通方式。可以使用影响测量概念来分析这种沟通方法的有效性(Hill&Hill,2018)。

在这种情况下,项目经理或信息的传递者将被允许向目标受众传达信息。在商定的期限之后,将指示另一个团队进行后续行动,以确定先前传递的信息的影响(Lee&Tang,2018)。如果信息集中在接受某个特定项目的新设计,后续团队将被指派负责确定新设计是否被理解并按预期实施(Kumar,2017)。

面对面交流通常是非常有效的,但它并不能自动保证目标受众能够理解信息。他们的输出将有助于反映他们对信息的理解程度。

这个工具的重点是传递消息的结果,以此来确定它在增强给定项目的内部沟通方面的有效性。Khanna(2015)解释说,该工具的一个主要弱点是,它高度依赖于参与项目不同活动实施的个人的技能和能力。有时,信息是以有效的方式传递的,但相关人员缺乏达到预期结果所需的必要技能。当沟通系统的有效性取决于员工传达的信息时,可以得出这样的结论:传递信息的系统很差,而事实是,目标受众缺乏执行所要求的内容的能力。

印刷通信

项目管理中的沟通可以采用印刷格式。它可以是一封信,一份内部备忘录,内部通讯,或任何其他类似的印刷品。这些印刷通信的主要目标是传递信息,以特定方式通知、指导、引导或准备目标受众(Miller,2015)。在分析这些内部交流平台的适当性时,必须了解需要实现的目标。

例如,备忘录通常意味着向在指定地点工作的员工传递一般信息。一个简单的闭路电视摄像机可能是一个合适的工具,经理可以使用它来监控访问备忘录固定地点的员工人数,以便传达信息。最重要的是,有必要进行后续调查,以确定是否每个人都收到了留言板上的信息。Miller(2017)解释说,有必要向所有员工灌输一种文化,即所有员工定期访问备忘录所在的特定地点。

当书面通信是一封信时,在传递之前,首先要做的一个步骤是内容的准确性。语法错误和使用错误的短语和单词会导致对信息的误解。使用简单的语法检查工具将有助于消除此类错误(Hana,2015)。发信人还应了解听众解码所传达信息的能力。

当受教育程度有限时,应注意使用简单明了的句子、短语和词语,以避免误解。简化信息至关重要,因为发送者可能无法帮助解释信息(Huemann,2016)。然而,项目经理不需要采取这种措施,也不需要让听众理解。

信息技术传播

信息技术重新定义了现代社会的交流方式。使用信件或面对面交流越来越不常见,因为它们很耗时。根据Huhtala、Tolvann、Mauno和Feldt(2015)的研究,在进行特定项目时,使用手机和平板电脑等手持设备正成为一种流行的内部沟通方式。

当通信设计出现需要实施的微小变更时,项目经理可以通过WhatsApp将信息发送给实施设计的工程师(Kogon、Blakemore和Wood,2015)。使用他们的平板电脑,工程师们可以查看新的设计,并了解应该在哪里实施改变。如果现场工人遇到需要项目经理注意的问题,他们可以使用相同的系统将他们的信息传递给项目经理。

在分析这些通信应用程序的有效性时,应考虑的一个因素是它们在传递预期消息方面的有效性。正如Klopenborg(2015)指出的,这些应用程序在促进对话方面具有独特的有效性(Lock,2014)。当项目经理发出消息后,会立即给出反馈。如果有任何疑问,经理可以打一个视频电话来监控项目的进度。

手持设备上的一些应用程序允许用户对IT项目的架构图进行图形化设计(O'Reilly、Caldwell、Chatman和Doerr,2014)。当工程师意识到提议的设计有缺陷时,他或她可以使用平板电脑提出更改,并使用Facebook或WhatsApp将新设计发送给审批机构。

相关各方之间的密切沟通将提高实现预期成功水平的能力(Nicholas&Steyn,2017)。在使用这些平台时,最大的担忧之一是网络攻击的可能性。网络犯罪分子有可能劫持此类通信并操纵数据,或为其他方的利益窃取数据。可能需要适当的工具(软件)来帮助保护重要数据。

通信中使用的小工具应该受到保护,防止恶意软件使数据容易受到网络犯罪分子的攻击。Pauleen和Wang(2017)建议,可能需要有备份数据库来保护项目中的重要信息,以防受到攻击。当数据被操纵时,项目经理应该能够有一个参照点。

结论

任何项目的成功都取决于项目经理定义有效的内部沟通系统的能力。这样一个系统将保证管理人员每次收到一条信息,都会被分发给负责执行项目的有关专家。可以使用诸如电话、电子邮件、视频会议或面对面交流等通信平台来确保信息的及时共享。项目经理应该评估用于传达内部信息的每一种工具,并在给定的项目中选择最有效的工具。

工具书类

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