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有效的沟通和软技能

想一想

根据迈尔布里格斯测试,我的心理类型是内向型。我的性格类型(内向型)可能会影响我的组织绩效,因为我从自己的工作中获得能量,而且通常,我会以行动为导向(更像外向型)。这种特质会影响我对组织的贡献,因为我的工作行为不会直接针对对象和人,而是针对思想和概念。而且,作为一个内向的人,我非常倾向于花大量的时间思考问题,这样我才能真正发挥我的创造力,只有在仔细考虑每件事之后才能承担任务。因此,我在组织中的贡献将针对平衡组织中外向人士的投入。

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考虑到许多组织缺乏其员工的领导品质,内向者我可以很好地替代这一空白,因为众所周知,内向者比外向者更有可能成为更好的领导者(威廉姆斯517)。研究表明,内向者拥有独特的人格特质,这对定义一个好的领导者非常重要(威廉姆斯517)。这些品质的一部分源于内向者是细心的思考者,这一特点还得到了以下事实的补充:内向者通过独立工作获得了大量的能量。其他一些(内向者)被认为能在组织中提供良好领导能力的品质是:内向者喜欢先听后说,内向者非常关注某个情况的深度;内向的人更喜欢冷静;内向的人喜欢书面交流,内向的人喜欢独处(威廉姆斯517)。这些特质使内向者成为组织中非常优秀的领导者,因为从以上这些品质来看,内向者是:对细节更敏感;拥抱清晰和一致性;善于表达自己的立场(通过书面文字)并专注于某个问题的重要部分。尽管存在这些问题,我还是能够为组织的领导战略做出贡献。

性格类型与我完全不同的人是外向型的。这样的人格类型可能会与我的性格类型发生重大冲突,基于这样一个事实,我们都会寻求不同的机制来获得个人能量。外向的人从与人交往中获得能量,而我将从独自工作中获得能量。例如,威廉姆斯解释说:

外向者的动机来自“没有”他们的注意力是向外的。他们是社交、友好、自信和外向的人。他们看起来很放松和自信。外向的人在生活之前很难理解生活。当外向者感觉不好、精力不足或压力大时,他们很可能会从自己的外部寻求解脱。他们可能会去购物,打电话给朋友过来,或者安排一个聚会。他们从外面充满活力,他们寻找自己之外的意义”(威廉姆斯517)。

在这种情况下,我可能更喜欢独处,但外向的人可能需要过度的互动,这最终会给我带来问题。在其他时候,我的性格类型可能会被组织中的外向者视为反应迟钝的行为。其他时候,可能有很高的可能性外向的人认为我是秘密,封闭和喜怒无常。这可能会导致他们将我排除在某些组织任务之外。也可能有这样的例子,我认为外向的人是广泛的穷尽,浅薄的思想和极度嘈杂,因为外向者是众所周知的广泛社交和经常,他们说很多(威廉姆斯517)。

我们应对组织压力的不同策略也可能导致人际冲突,因为外向的人可能更喜欢通过过度的聚会和互动来缓解压力,而我可能更喜欢自我反省作为一种治疗方法。在这些策略的实施过程中,如果两个组同步,很可能无法整合;外向者可能会感到被拒绝,而内向者可能会有强烈的被外向者强加的感觉。在这方面,内向者和外向者的减压策略可能不同。在这两个群体中,很可能存在着不良情绪,内向者可能会认为外向者要求过高,而外向者可能会认为内向者过于拘束。但是,我们可以在各种组织职能上相互补充,也就是说,外向者可能需要进行组织活动,这需要过多的人际互动,比如市场部,而内向者可以被授权从事组织活动,只需要实质性的互动——比如制造部门。

想想第二块

虚拟工作案例研究中可能遇到的团队沟通挑战将在拟采用的沟通媒介中进行设想。例如,虚拟团队可能会使用电话、语音邮件、网络研讨会、电子邮件和即时消息进行通信(filek1)。这些通信工具将成为实现通信挑战的基础。在这方面,Songsri可能会遇到一些沟通难题,比如无法在虚拟团队成员之间组织一个共同的对话时间(因为虚拟团队将位于不同的时区)。关于电子邮件的使用,Songsri可能会遇到沟通方面的挑战,因为受访者可能会被电子邮件对话的内容淹没,因此最终无法详细回答每个问题(Filek 1)。例如,如果多个主题通过电子邮件进行交流,受访者可能会回复最后一个主题,而忽略前一个主题(Filek 1)。应答者与另一个终端的即时通信不可能验证通信的安全性。关于语音邮件通信,Songsri可能会遇到通信挑战,因为团队成员和她都无法对多次通信做出及时响应,因为不可能一直检查自己的语音邮件(Filek 1)。

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从一般的观点来看,虚拟环境通信的本质也将面临通信挑战。例如,在虚拟交流过程中会缺少手语,这意味着被调查者将没有机会像在自然环境中那样对信息进行概念化。这一挑战得到了研究的证实,研究表明交流超越了语言交流(Filek 1)。例如,在电子邮件通信中,只会获得部分信息,而不是“看不见的”信息组成部分,如面部表情。在这种情况下,误解发生的可能性很高,或者混淆的频率越来越高。此外,研究表明,在组织中使用非正式沟通渠道是分享知识和交换信息的重要平台通过与咖啡休息时间、午餐时间之类的互动来传递信息。然而,在虚拟环境中,这一要素缺乏,相反,沟通往往是高度结构化和有计划的。因此,原本可以在非正式环境中发生的信息共享因此缺乏。自论坛以来,为in提供了一个足够的平台缺乏正式沟通,存在强烈不信任因素的可能性很高,因此,在虚拟环境中很容易发生沟通错误或不愿意合作的情况。

如果上述沟通难题得不到有效解决,可能会产生若干后果。例如,由于即时消息的安全性较差,有关项目管理过程的信息可能落入坏人之手,从长远来看,项目可能会遭到破坏。如果沟通过程的效率问题得不到有效解决,项目也可能遭受严重的延误(Filek 1)。此外,如果沟通方面的挑战得不到解决,项目成本可能会增加,因为可能会出现效率低下的情况,这可能会增加项目成本。

由于上述结果,有必要采用多种策略来克服沟通挑战。为了克服电话交谈中的时差挑战,Songsri可以设定虚拟社区中所有团队成员都应该遵守的具体基本规则。这将简化电话交谈的时间安排,并确保每个团队成员都参与到沟通过程中(Filek 1)。为了避免与电子邮件通信相关的沟通难题,团队领导最好在一次会议中讨论一个话题。如果她打算在一次会议上讨论几个主题,她应该非常清楚(在沟通中),这样就不会出现沟通错误的情况。在解决即时消息传递过程中的安全问题时,Songsri必须向接收者提出独立的验证问题,比如向被调查者提出预期接收者(仅限)知道的个人问题。这样,欺诈者入侵系统的概率就有效降低了。在通信前引入密码验证措施也将大大有助于确保通信通道的安全。

在克服由于缺乏非正式的知识共享和信息交流环境而产生的沟通错误的因素时,虚拟团队经理应组织虚拟员工之间的定期非正式会议(如有可能),以便团队成员能够轻松地相互了解。此外,虚拟团队管理者可以为不同地理位置的不同团队成员组织轮流的职责或任务,以便;员工可以在不同的地点工作,以促进员工之间的互动。最后,在克服语音邮件通信的低效率时,应采取克服电话会话挑战的策略。

想想第三块

由于性别差异而产生的沟通挑战来自于男性和女性采用的不同沟通策略。例如,众所周知,男人会错误地把女人点头理解为表示同意或理解,但实际上,接受者可能不明白他们在说什么(李1)。此外,女性可能会把(男性中)缺乏微笑或点头的现象解释为男性没有注意到他们,但实际上,男性可能在关注他们。在组织环境中,这可能表现为女性员工认为男性经理不理解或不感兴趣(不点头或微笑)。然而,在现实意义上,经理可能会保持中立以表明他理解,但由于沟通不畅,女员工可能会重复自己的话(以使经理理解),最终经理错误地得出女员工对自己不自信的结论。

男性和女性交流的差异也在法律互助会中得到证明,男性经常使用晦涩难懂的语言,而不是女性同伴(铁森69)。因此,人们认为人们使用古老的语言形式,并以同样的方式表现出强烈的句法词汇使用,这往往会导致误解或误解。有趣的是,这种男性沟通方式往往被认为比女性沟通方式更优越。通常,由于社会对女性行为的巨大期望,女性使用更微妙的沟通方式来获得同龄人的认可(铁森69)。通常,那些非常自信或被认为有很强的固执己见的女性(使用男性交流方式)不会被同龄人公开接受,因此,她们被认为使用了与性别无关的交流方式(铁森69)。一些研究者试图对男性和女性的沟通方式进行更深入的区分,他们指出,女性沟通与线性沟通相邻,而男性沟通则以层级沟通为中心(铁森69)。

与性别有关的错误沟通的后果是多种多样的,从组织内部的强烈困惑感到个人偏见,这些都可能最终影响到员工在组织中的表现(Li 1)。例如,在法律环境中,女性交流经常遭到冷遇,这是基于这样一个事实:它通常被认为是让某人不做某事,而不是意义的肯定形式(铁森69)。有时,女性话语常常被视为一种试探性的、软弱的交流形式,并且常常与软弱或回避的情况联系在一起,在这种情况下,一个人被认为是强烈的固执己见或表现出对某一特定目的的强烈承诺(铁森69)。如果从这一点上看女性沟通,那么很明显就会注意到,许多女性往往被认为对不同的组织任务不太投入,有时会被认为没有表达自己的意思(铁森69)。这些假设通常源于这样一个事实,即在许多组织中,女性沟通通常被认为是无力的,而管理者则往往相反(铁森69)。不管上述因素如何,在工作场所建立男女之间的平衡感可能会解决这个问题(Li 1)。

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常见的跨文化交际失误包括:着装、语言、宗教、组织等级、面子服务、个人责任和非语言交际(Li 1)。这些问题会加剧或产生冲突,从而在组织内部制造麻烦。在经历跨文化沟通错误的员工中,也必然会缺乏信任。众所周知,跨文化沟通不畅也是组织内部以及员工之间缺乏合作的根源。缺乏合作很可能导致组织中效率低下和任务协调不足,因为员工更愿意与他们信任的人合作,而排斥他们不信任的人。如果让跨文化沟通错误的因素继续发展下去,批评的成分也可能在组织中酝酿。这些类型的批评很可能是消极的批评,因为各方不赞成对方的行动。当一方感觉比另一方更优越时,这种情况可能会进一步恶化。

除了在员工中酝酿不信任之外,负面批评还可能导致员工(尤其是受害者)缺乏信心。此外,员工也很可能存在徇私舞弊的情况,即沟通不畅必然会让沟通过程中的两个派系相互对立。因此,与性别有关的错误沟通是跨文化沟通错误的一个子集,只是它涉及到不同沟通群体对生活方式的不同理解。在这方面,一种性别可以归于一种文化群体,另一种性别可以归于另一种文化群体(与第一种文化群体相冲突)。

学期论文

从项目预算的分析来看,显然,项目预算是小幅超出的。但是,这并不意味着项目成本不能有效地最小化到初始项目预算中。项目成本(实际成本与预期成本)之差仅为30000,项目成本的增加是由于材料成本、维护成本和数据中心服务成本的飙升而实现的。在持续项目成本下,员工成本略有增加;其他杂项费用也一样。然而,这些一般费用在1月至3月期间保持不变。在上述三个月内,材料成本、维护成本和数据中心服务成本的边际增长也保持不变。但是,在项目完成之前,预计剩余时间的硬件采购成本;与此相关的费用将不会实现。维修费用必然与最初的预计费用相同,但项目竣工前最后三个月的合同服务费用可能会增加5 000英镑(这三个月经常增加)。其他费用不变。

从这个分析中,我们可以承认,我们不能改变项目前三个月已经发生的成本。然而,我们可以将项目最后三个月内实现的成本降到最低。由于合同服务费用预计在项目的最后三个月内会增加,将采取有效措施尽量减少这些费用,而且必须减少工作人员费用,以减轻项目前三个月所增加的项目费用。

项目应该进行到底,因为项目成本的增加是最小的,并且可以在项目运营的几个方面得到补偿。如果不先终止这个项目,公司将蒙受更多的经济损失。这是事实,因为该项目已经发生325250,如果进行到完成,将产生额外费用205500。这两个数字彼此有很大的不同,它们共同显示了公司如果终止项目可能遭受的损失程度。例如,如果项目终止,公司无法收回已经花费的资金(325250);也就是说,终止该项目将使公司付出同样的代价。如果该公司终止该项目,将节省205500美元的项目成本,否则在新的预计预算下不会发生这些费用。由于该项目的终止,该公司仍会遭受119750(325250-205500)的损失。

由于该项目只运行了一半的过程,根据预计的预算,经过一些项目战略的重新设计,项目完成的可能性很高。因此,项目的成功可能是因为没有一个项目基础设施(有助于项目的完成)遭到破坏或被淘汰。例如,项目的技术团队仍然完好无损,项目所需的专业知识仍能及时得到利用。此外,项目资源也是可用的,它们仍然可以用来按时完成项目。不使用这些项目材料将导致材料浪费,最终导致因项目终止而产生的损失。

如果可以确定实现项目成功的可能性几乎为零,则应终止项目。但是,这个项目不是这样,因为它不能被称为失败的项目,也不能在其生命周期的一半时间内运行。因此,在现阶段终止该项目还为时过早。对于项目终止过程,也没有终止计划或退出策略,缺少该计划将意味着终止计划将失去组织,并且可能非常昂贵。例如,可能有供应商在本组织预期运作的整个时期内被承包为本组织工作,终止其服务可能导致法律诉讼(如果他们没有得到报酬)或可能导致过度的经济处罚(如果他们得到了报酬)。此外,还没有就终止项目与项目小组成员进行充分协商。将项目团队成员排除在这一决策之外可能会产生长期的影响,即在组织打算实施的未来项目中,项目团队成员缺乏合作。

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该项目的终止也意味着部门经理和乔伊斯·卡特勒(Joyce Cutler)的无能,他们本应在马克·温默辞职后监督该项目。为了在组织内保持强烈的团队精神,并在组织内创造一个学习的环境,重要的是项目能够持续到它的整个任期,因为当项目经理从组织辞职时,它已经面临了重大的挫折。因此,如果项目助理经理乔伊斯·卡特勒(Joyce Cutler)一开始没有被授权指导项目,就为项目的失败承担责任是不公平的。因此,项目的终止将危及乔伊斯·卡特勒和她的部门今后获得任何项目指导的努力。此外,项目的终止意味着项目是一个失败的项目,不仅项目经理的声誉会受到损害,组织的形象也会受到损害,特别是从更大的角度来看,项目是组织的而不是个人的。该项目的终止也将对本组织今后开展的其他项目的可行性和可行性产生持久影响。

在参观项目现场期间,我打算评估现场可用的材料,这些材料是购买的,并打算用于项目。我还打算评估项目已经达到的阶段,并确定项目在整个期限内运行所需的工作量或程度。我还打算评估当地的项目需求,并评估完成项目需要的可用人力资源。此外,我还打算评估项目工作的质量,特别是确定项目的维护需求,并评估项目过程中所承担的维护工作。此外,我还打算评估在该项目中提供的数据中心服务,以及该项目对此类服务的需求。这将是在项目完成前评估过去三个月数据中心服务需求的重要步骤。

在参观项目现场期间,我还打算测试相关的项目软件,给项目人员(实地)一个机会来评估他们的技术理解水平。我还将通过评估这些软件对地面活动的实际动态有多有用,来验证这些软件将用于该项目。以同样的方式,我打算对实际项目现场进行评估,以便对项目的潜在风险有一个清晰的认识。通过与当地项目人员的互动,我将能够对有助于风险管理计划制定的信息进行全面评估。

在进行上述活动时,我打算确定可作为未来成本最小化基础的具体项目领域。我还打算更清楚地了解在项目最后三个月内,数据中心服务费用增加的理由。同样,我也会决定是否通过解雇一些人来降低人员成本;是可行的(在评估项目需求之后)。在实地评估项目软件的使用时,我打算让项目人员熟悉将要使用的相关技术,并以同样的方式评估新软件在项目管理过程中的适用性,并评估员工在项目管理过程中对技术的反应。通过访问项目现场,我打算对项目现场的风险评估要素有一个全面的了解,我可以利用这些知识与风险管理计划的理论评估相结合。因此,我将能够合并风险管理计划的理论和实践评估中存在的差异。通过对项目现场的访问,我也将能够清楚地了解变更管理流程的可行性,因为项目会发生变化,从而能够在预算内及时完成。因此,我将能够确定我打算在项目管理过程中进行的理论上的改变是否可行,以及它们是否会产生预期的结果

项目任务大纲

  1. 评估现场可用材料
  2. 评估项目已达到的阶段,并确定项目在整个期限内运行所需的工作量或程度
  3. 评估项目工作的质量
  4. 评估项目中提供的数据中心服务
  5. 测试相关项目软件
  6. 验证项目中使用的软件
  7. 评估实际项目现场
  8. 确定可作为未来成本最小化基础的具体项目区域。

缺乏技术知识显然必然会影响项目的成功(Everett 40)。由于本项目受这些因素的影响,评估情况以避免因项目管理过程中缺乏技术诀窍而受到任何不利影响是很重要的。然而,作为新的项目经理,我打算通过采访项目员工并评估他们对技术的感受来分析项目管理过程的技术状态(Everett 40)。该策略将用于评估项目员工对技术的态度,因为有证据表明,即使在项目中引入新技术(Everett 40),员工在技术采用方面的不良态度也不会产生任何积极的结果(Everett 40)。

此外,在确定项目人员的技术知识时,我将对员工在技术设备使用方面的表现进行独立检查。例如,我打算要求员工使用各种设备和工具,并评估他们在这方面的表现。显然,如果员工对设备的使用不熟练,就会得出这样的结论:员工在项目管理过程中减缓了技术的采用。从硬件技术设备的评估开始,我还将进行一个软件评估练习,其中我将询问项目管理过程中技术使用的基本问题。例如,我会随机挑选员工,让他们执行基本的计算机处理,比如复制信息并粘贴到另一个文件中。我还将询问项目管理过程中使用的具体软件的一般性问题,并评估员工是否理解这些软件,了解软件的基本功能。

在确定项目团队成员对技术的态度时,我可以根据支持技术的员工和反对技术的员工进行分类(Everett 40)。那些支持技术的人将被保留在项目中,因为我打算引进新的和高效的技术,以确保项目按时完成。同样,为了评估项目中的技术投入或贡献,我打算评估所有使用技术手段完成的项目过程(Everett 40)。有某些过程应该通过有效的技术来完成,但如果确定没有使用技术来完成给定的项目;可以确定的是,对技术的不良采用是导致项目执行不力的一个因素(Everett 40)。

在评估了项目人员的技术需求后,我打算采取一些策略,以确保项目管理过程中技术和团队成员之间的差距得到有效的减少。在临时过程中,我将组织40名员工如何使用技术。在这种情况下,我的角色将仅限于技术和项目人员之间的促进者和中间人。在研讨会上,我将解释员工如何使用适用的技术,并可能创建一个平台,让员工在实际工作环境中锻炼自己的技能。

在某些情况下,我将被要求淘汰那些对项目管理过程中采用技术态度不好的员工(Everett 40)。这种策略将用于那些不愿意学习如何在项目管理过程中使用技术的员工,因为他们最终会成为一种负担。可能,这些雇员也表明了项目管理过程中对变革的抵制,这是采取新方法改变项目管理战略的基本依据(以确保项目在规定的预算内按时完成)。因此,对技术持积极态度的员工是愿意接受变革的员工,这部分员工将是通过教育计划获得的。

最后,我将采取一种策略,在项目管理过程中只使用用户友好的技术,这样项目团队成员就不会因为新技术的出现而感到亲密(Everett 40)。事实上,通过这个策略,我打算通过帮助项目团队成员认识到技术是一件好事,而不是传统的项目活动方式的挑战,从而实现在项目管理过程中提高士气的更广泛的目标。

引用作品

埃弗雷特,安娜。学习种族和种族:青年和数字媒体. 麻省理工学院:麻省理工学院出版社,2008年。打印。

菲克,朱迪思。虚拟团队——沟通挑战. 纽约:Impact Communications,Inc.,2008年。打印。

李,克莱尔。 职场沟通误区:男人来自火星,女人来自火星来自金星。 2011网状物。

铁森,波泽娜。法律语篇中基于性别的错误沟通及其对法律语言清晰度的影响。国际符号学杂志法学,(2006),19,69–80。打印。

威廉姆斯,查克。管理. 伦敦,Cengage Learning,2008年。打印。

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